Bất kể loại hoạt động nào mà tổ chức tham gia, trong quá trình tồn tại của nó, nó tạo ra một khối lượng tài liệu quan trọng cần phải được lưu giữ. Công ty càng lớn và phạm vi hoạt động càng rộng thì khối lượng tài liệu tích lũy càng lớn. Đương nhiên, sớm hay muộn câu hỏi về việc phân loại và tiêu hủy các tài liệu không liên quan sẽ nảy sinh. Nó vẫn còn để xác định những gì có thể bị phá hủy và những gì vẫn cần được bảo tồn.
Hướng dẫn
Bước 1
Để hệ thống hóa tài liệu, đối với mỗi tài liệu nhận được để lưu trữ, cần xác định thời hạn lưu trữ, sau đó tài liệu đó có thể được tiêu hủy mà không gây rủi ro cho tổ chức.
Sử dụng danh sách các tài liệu đã được phê duyệt có thời hạn lưu trữ do Rosarchiv thiết lập. Tài liệu chính cần được hướng dẫn khi hệ thống hóa loại tài liệu này là "Danh sách các tài liệu quản lý điển hình được tạo ra trong hoạt động của các tổ chức, chỉ ra thời gian lưu trữ" (được Rosarchiv phê duyệt vào ngày 06.10.2000)
Bước 2
Ngoài ra, hãy nghiên cứu danh sách kiểm tra của các bộ phận mà bạn sẽ cần sử dụng nếu tổ chức của bạn không đủ tiêu chuẩn cấp bộ (ví dụ: có các danh sách kiểm tra cho các bộ quân sự, bộ phận ngân hàng, v.v.). Đối với các loại hình tổ chức phổ biến nhất, danh sách tài liệu cũng đã được hình thành (ví dụ: đối với công ty cổ phần).
Bước 3
Một số tài liệu phải được lưu trữ theo các chi tiết cụ thể của chúng, ví dụ, tài liệu thuế được yêu cầu lưu trữ trong thời gian ít nhất 4 năm và báo cáo tài chính - ít nhất 5 năm.
Bước 4
Việc sử dụng danh sách là cách thuận tiện nhất để sắp xếp tài liệu, vì có một khoảng thời gian lưu giữ rõ ràng cho mỗi loại tài liệu. Tuy nhiên, không phải tất cả các tài liệu đều có thể được phân loại thành danh sách. Đối với một số tài liệu, thời hạn lưu trữ phải do tổ chức tự thiết lập.
Để đạt được mục đích này, tổ chức, theo một đơn đặt hàng thích hợp, thành lập một ủy ban chuyên gia, thường xuyên kiểm tra giá trị của tài liệu, xác định thời hạn lưu trữ và hủy tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ hoặc không cần thiết. Điều quan trọng là ủy ban phải bao gồm những người có khả năng tính toán mức độ liên quan của tài liệu và những rủi ro có thể xảy ra khi mất tài liệu.
