Lưu trữ tài liệu đúng cách là một yếu tố quan trọng của văn phòng làm việc. Trước khi gửi các giấy tờ vào kho lưu trữ, chúng phải được flash. Để làm điều này, bạn nên biết các quy tắc cơ bản cho các trường hợp lưu trữ.
Nó là cần thiết
- - dùi;
- - cây kim;
- - sợi chỉ khắc nghiệt;
- - keo dán.
Hướng dẫn
Bước 1
Đánh số tất cả các tờ bằng bút chì đen. Số được đặt ở góc trên bên phải. Đặt các tài liệu theo thứ tự thời gian, bắt đầu từ tài liệu cũ nhất. Nếu có các phong bì có tài liệu đính kèm, thì bạn cần đánh số thứ tự cho phong bì đó, sau đó đánh số từng tài liệu trong đó.
Bước 2
Tháo tất cả các kẹp giấy và các bộ phận kim loại khác. Nếu tài liệu của bạn không có lề, hãy dán một mảnh giấy vào đó. Chuẩn bị tất cả các loại giấy cho đường khâu bằng cách căn cứ vào bốn lỗ thủng và đặt chúng vào bìa cứng.
Bước 3
Các bó tài liệu phải được kẹp bằng kẹp, dùng dùi chọc thủng hoặc khoan bằng thiết bị chuyên dụng để khâu tài liệu. Không tháo kẹp, hãy dùng kim dài khâu giấy tờ lại bằng chỉ thô, sợi xe hoặc băng dính.
Bước 4
Để may chính xác, cần luồn kim từ mặt sau vào lỗ thứ hai liên tiếp, luồn kim dọc theo mặt sau và quay trở lại lỗ thứ hai. Sau đó, kim phải được đưa ra mặt trước và lỗ thứ hai phải được khâu, nhưng đã từ trên xuống. Sợi chỉ được kéo ra từ phía sau, và hai đầu của nó được cố định để các đuôi sợi có thể được dán kín bằng giấy (giấy can).
Bước 5
Con dấu của tổ chức được đóng trên giấy có dán vào đề, cán bộ (giám đốc, kế toán trưởng) cũng ký. Trên bìa cứng, một kho tài liệu được dán, được xếp thành một bó. Nó phải chỉ ra tên của tổ chức và đơn vị cơ cấu của nó, ghi ngày tháng, cho biết thời hạn lưu trữ của tài liệu và mã lưu trữ, nếu nó được thông qua trong tổ chức của bạn.
