Các tài liệu quan trọng - hợp đồng, hóa đơn, hành vi - phải được lưu giữ lâu dài trong công ty. Đối với một số chứng khoán, khoảng thời gian này là năm hoặc thậm chí mười năm. Để tài liệu không bị nhăn hoặc bị mất, chúng phải được nộp và lưu trữ đúng cách.
Cần thiết
- - thư mục - chất kết dính;
- - hồ sơ trong suốt - túi.
Hướng dẫn
Bước 1
Để nộp một hợp đồng, hãy đợi cho đến khi hợp đồng được ký bởi tất cả các bên quan tâm. Nhận chữ ký từ CEO của cả hai bên và đóng dấu của họ. Sau đó tạo bản sao của tài liệu và đưa chúng cho những người có liên quan.
Bước 2
Cho hợp đồng một con số. Nó phải chứa số và chữ cái. Ví dụ, 123-AB. Đưa vào số ký tài liệu.
Bước 3
Tạo nhật ký hợp đồng. Nhập vào đó số tài liệu, ngày ký và pháp nhân mà nó thuộc về. Các con số phải đi theo thứ tự, cái này đến cái khác, tùy thuộc vào thời điểm hợp đồng được ký kết.
Bước 4
Nếu có một số pháp nhân trong công ty, mỗi tạp chí hợp đồng nên có một tạp chí riêng. Điều này sẽ tránh nhầm lẫn.
Bước 5
Đặt hợp đồng trong một tập tin riêng biệt. Nếu có nhiều hợp đồng, hãy bỏ mọi thứ vào một túi. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng so sánh các tài liệu và tìm chúng nếu cần thiết.
Bước 6
Chèn tệp vào chất kết dính và bảo mật bằng các giá đỡ đặc biệt. Không nên điền quá chặt, các tài liệu sẽ bị nhăn. Viết vào gáy của cặp hồ sơ pháp nhân, các tài liệu được lưu trữ trong đó, cũng như năm họ được ký.
Bước 7
Sau khi hết hạn ba năm, các thư mục có hợp đồng có thể được gửi vào kho. Gấp chúng trong hộp các tông và đặt ở nơi không có hơi ẩm. Trên bao bì, cũng cho biết pháp nhân liên quan đến các tài liệu và năm hợp đồng được ký kết.
Bước 8
Các hóa đơn và hành vi được lập theo cách tương tự như hợp đồng. Tuy nhiên, thay vì sổ đăng ký tài liệu bằng giấy, tốt hơn là nên có một sổ điện tử. Ví dụ, trong chương trình "1C: Kế toán". Bạn có thể tải miễn phí tại đây: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Điều này sẽ cho phép bạn không chỉ lưu giữ hồ sơ của tất cả các chứng khoán mà còn có thể thực hiện các thao tác khác nhau với chúng - in các bản sao bổ sung, sửa lỗi, v.v.
