Số phận của trường hợp được lên kế hoạch, sự hợp tác tiếp theo và các yêu cầu phần lớn phụ thuộc vào thiết kế và nội dung của một bức thư kinh doanh. Bạn chuẩn bị tài liệu này và gửi cho nhà đầu tư, đối tác tiềm năng hoặc hiện tại của bạn. Nó đóng vai trò như một thông tin xác thực mà qua đó người nhận sẽ đánh giá mức độ nghiêm túc của bạn. Đây là chỉ số đánh giá năng lực, trình độ hiểu biết và khả năng trình bày trường hợp của bạn một cách ngắn gọn và thuyết phục. Có những quy tắc chung cho việc thiết kế thư thương mại, độc lập với nội dung của chúng.
Hướng dẫn
Bước 1
Viết thư thương mại trên tờ giấy viết A4 tiêu chuẩn. Nếu bạn đang viết thư thay mặt cho một tổ chức, thì hãy sử dụng tiêu đề thư của tổ chức, trong đó có tên, địa chỉ hợp pháp, địa chỉ e-mail, số fax và số điện thoại để liên lạc. Sau khi nhận được một lá thư như vậy, người nhận địa chỉ sẽ có thể liên hệ với bạn mà không gặp bất kỳ vấn đề cụ thể nào.
Bước 2
Yêu cầu đối với bố cục tài liệu ngoài khung, chiều rộng của lề, kích thước của thụt lề được quy định trong GOST R 6.30-2003. Theo ông, chiều rộng của bên trái phải bằng 3 cm, của bên phải - 1,5 cm, để viết thư thương mại, bạn nên sử dụng phông chữ Times New Roman cỡ 12 tiêu chuẩn. Các trang được đánh số nếu bức thư được viết trên nhiều trang. Ở đầu trang đầu tiên là số đăng ký gửi đi của bức thư và ngày đăng ký.
Bước 3
Ở bên phải, trong tiêu đề của thư, tên chức vụ, họ và tên viết tắt của người nhận thư, địa chỉ của tổ chức mà thư được gửi đến. Ở bên trái, trong một trường riêng biệt, bạn phải chỉ định chủ đề của bức thư.
Bước 4
Bạn nên bắt đầu một bức thư công việc với địa chỉ: "Kính gửi ông (bà)", sau đó chèn tên và tên viết tắt của người nhận địa chỉ. Đoạn đầu tiên nên bắt đầu bằng các cụm từ tiêu chuẩn: "Chúng tôi thu hút sự chú ý của bạn", "Chúng tôi rất vui được thông báo cho bạn", "Hiện tại", v.v. Khi xưng hô với người nhận thư, hãy luôn viết hoa đại từ bạn, bạn. Trong đoạn đầu tiên, hãy tóm tắt bản chất của lời kêu gọi bằng văn bản của bạn và chuyển sang phần chính.
Bước 5
Sử dụng các câu ngắn, dễ đọc để truyền tải thông điệp. Chia văn bản thành các đoạn văn riêng biệt một cách hợp lý. Tránh các chi tiết không cần thiết, cố gắng vừa vặn trên một trang tính.
Bước 6
Bắt đầu đoạn cuối với các từ “Dựa trên những điều trên” hoặc “Xem xét những điều trên”. Sau họ, hãy nêu kết luận, yêu cầu, đề xuất của bạn.
Bước 7
Trong trường hợp các tài liệu bổ sung sẽ được đính kèm vào thư, hãy chỉ ra một danh sách với số lượng các ứng dụng và tên của chúng, số lượng tờ.
Bước 8
Hoàn thành bức thư với chức danh công việc, họ và tên viết tắt của bạn, ký tên và đánh số. Nếu lá thư được viết thay cho bạn, thì người biểu diễn ở cuối trang phải ghi rõ họ, tên viết tắt và số điện thoại để liên lạc, nếu người nhận cần làm rõ.
