Ngày nay, những lá thư đã là dĩ vãng và trở thành của hiếm. Nhưng điều này không áp dụng cho thư từ kinh doanh. Thư kinh doanh là tài liệu chính thức. Với sự giúp đỡ của họ, các liên hệ được thiết lập, họ ghi lại tất cả các giai đoạn của các mối quan hệ kinh doanh. Và khả năng viết một bức thư kinh doanh nói lên trình độ của đối thủ nói riêng và của cả công ty nói chung.
Hướng dẫn
Bước 1
Sử dụng giấy tiêu đề công ty để viết thư thương mại. Bất kể lá thư được viết trên giấy hay dưới dạng điện tử, nó đều phải có logo của công ty gửi. Ngoài ra, biểu mẫu phải có địa chỉ gửi thư của công ty, số điện thoại và số fax, e-mail và địa chỉ trang web.
Để lại lề - bên trái 3 cm, bên phải 1 cm rưỡi. Các trường này là cần thiết để liên kết bức thư vào một thư mục lưu trữ.
Bước 2
Hãy tuân theo một phong cách viết chính thức. Một bức thư kinh doanh phải rõ ràng và không có nhiều cách diễn giải. Email phải bao gồm chủ đề của email. Không sử dụng biểu tượng cảm xúc trong thư từ kinh doanh.
Nếu đây là phần tiếp theo của thư từ, hãy để lại bức thư mà bạn đang viết thư trả lời dưới dạng một dấu ngoặc kép. Bạn không thể trích dẫn toàn bộ bức thư mà chỉ trích dẫn những đoạn mà bạn trả lời. Điều này sẽ làm cho mối liên hệ giữa lá thư của anh ấy và thư trả lời của bạn với đối phương rõ ràng hơn.
Bước 3
Bắt đầu bức thư của bạn bằng một địa chỉ lịch sự, ví dụ: "Petr Ivanovich thân mến!" Lời kêu gọi nằm ở giữa trang. Tên được viết đầy đủ, việc sử dụng các chữ cái đầu là không thể chấp nhận ở đây.
Sau lời kêu gọi, một phần giới thiệu tiếp theo, trong đó mục đích của bức thư được trình bày ngắn gọn. Phần tiếp theo của một lá thư kinh doanh là phần chính, nơi lý do viết thư, các câu hỏi và cách giải quyết chúng được chỉ ra chi tiết hơn. Bức thư kết thúc bằng một bản tóm tắt và một lời kêu gọi gửi đến người nhận với một đề xuất cụ thể hoặc một tuyên bố về những gì bạn mong đợi chính xác từ người nhận để giải quyết vấn đề.
Bước 4
Hãy chính xác trong phần cuối cùng. Đừng đưa ra quyết định cho người nhận của bạn. Tốt hơn là bày tỏ hy vọng rằng vấn đề sẽ được giải quyết theo cách tốt nhất theo ý kiến của bạn.
Việc vội vàng sử dụng các từ "khẩn cấp" và "ngay lập tức" được coi là phi đạo đức. Sử dụng mẫu đúng: "Tôi yêu cầu bạn đưa ra câu trả lời trong thời gian như vậy và như vậy."
Chữ ký trong thư kinh doanh phải chính thức. Ví dụ: "Trân trọng, Sergei Vasilievich Ivanov."
Bao gồm chức danh công việc, tên công ty và thông tin liên hệ trong chữ ký của bạn. Nếu thư thương mại có chứa tệp đính kèm, phải có dấu hiệu về điều này ở phía trước chữ ký.
