Trong thể loại thư ký, thực sự, trong bất kỳ thể loại nào khác, đều có một quy tắc hành vi, quy tắc nhất định, về việc thực hiện các quy tắc này phụ thuộc vào cách thức nhận thức bức thư của bạn, cách nó sẽ được trả lời và liệu nó có được trả lời hay không. Khi bạn viết một bức thư kinh doanh, bạn cần phải đặc biệt cẩn thận và chú ý.
Cần thiết
máy tính hoặc giấy và bút
Hướng dẫn
Bước 1
Suy nghĩ về mục đích bạn viết thư, bạn đang gửi thư cho ai, bạn mong đợi điều gì khi xem xét nó.
Bước 2
Một bức thư kinh doanh nhất thiết phải có một tiêu đề thông báo ngắn gọn cho người nhận về nội dung của bức thư. Một bức thư không có tiêu đề có thể bị nhầm là thư rác hoặc đơn giản là không chú ý đến nó, và sau đó nó thậm chí sẽ không được đọc.
Bước 3
Tốt nhất là tìm ra tên và chữ viết tắt của người mà bạn sẽ gửi thư. Sự chú ý như vậy sẽ được đánh giá cao bởi người nhận. Nếu bạn biết tên của người nhận địa chỉ, ở đầu thư, hãy liên hệ với anh ta.
Bước 4
Nếu bạn vẫn không biết tên của người nhận, chỉ cần chào hoặc xưng hô với toàn bộ nhóm: "phiên bản thân yêu", "nhân viên thân mến của OAO Gazprom."
Bước 5
Bạn cũng có thể sử dụng chức vụ của người mà bạn đang gửi thư: "Kính gửi ông Giám đốc / Trưởng phòng / Tổng biên tập". Đừng sử dụng các từ viết tắt như "Mr." thay vì "Mr.". Điều này có thể được xem là thiếu tôn trọng.
Bước 6
Không bao giờ đặt dấu chấm than sau cuộc gọi. Thay vào đó, hãy đặt dấu phẩy: "Anna Davydovna thân mến, …", "Xin chào, Alexey, …".
Bước 7
Bắt đầu dòng tiếp theo sau khi đề cập bằng một chữ cái nhỏ.
