Khả năng phân phối nhiệm vụ công việc sẽ giúp giải quyết mọi vấn đề đúng hạn. Điều quan trọng là học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý thời gian của bạn. Phân tích danh sách việc cần làm của bạn và thực hiện các điều chỉnh.
Cần thiết
- - cái bút;
- - sổ tay
Hướng dẫn
Bước 1
Để hiểu khối lượng công việc của bạn hiện tại là bao nhiêu, bạn cần xem tất cả các bài tập đã giao. Lập danh sách việc cần làm trong ngày. Nếu không có danh sách, bạn sẽ rất khó định hướng những gì và khi nào là tốt nhất để làm. Có thể viết ra tất cả các nhiệm vụ mà không cần bất kỳ hệ thống nào. Sau đó, bạn sẽ làm việc với danh sách này, sắp xếp nó và tối ưu hóa nó.
Bước 2
Xem qua danh sách của bạn, chi tiết từng mục. Bạn cần phải hiểu liệu nó có quan trọng đến mức thực hiện việc này hay việc kinh doanh kia hay nó có thể bị xóa. Xác định những nhiệm vụ bạn có thể chuyển giao cho người khác. Không nhất thiết phải tự mình gánh vác mọi thứ và cung cấp cho mình tải trọng tối đa. Học cách ủy quyền mọi thứ.
Bước 3
Xếp hạng các trường hợp còn lại. Bạn cần cho mỗi nhiệm vụ một điểm dựa trên tính cấp thiết và tầm quan trọng của nó. Rõ ràng việc đầu tiên bạn cần làm là hoàn thành những công việc cấp bách nhất. Cũng xem xét các chi tiết cụ thể của công việc của bạn. Nó xảy ra rằng bản thân vấn đề là không đáng kể, nhưng vì sự thất bại của nó, các dự án khác của bạn có thể bị ảnh hưởng sau một thời gian.
Bước 4
Xem xét nhịp sinh học cá nhân của bạn. Nếu bạn cảm thấy khó tập trung vào buổi sáng, hãy dành thời gian này trong ngày cho những công việc đơn giản và buổi tối hãy làm việc gì đó nghiêm túc hơn. Bạn cũng cần lưu ý rằng ngay sau kỳ nghỉ và một kỳ nghỉ cuối tuần dài, hiệu suất làm việc của bạn có thể bị giảm sút. Vì vậy, bạn không nên đặt hy vọng quá cao vào những ngày làm việc này.
Bước 5
Các nhiệm vụ thay thế tùy thuộc vào loại của chúng. Thay đổi các hoạt động sẽ cho bạn cơ hội để bắt đầu lại mọi thứ, xây dựng lại và tạm dừng một số công việc. Ví dụ, sau một báo cáo khó khăn và tẻ nhạt, bạn có thể dành thời gian cho một số loại nhiệm vụ sáng tạo. Thuyết trình hoặc đi họp với đối tác. Vì vậy, bạn thoát khỏi cảm giác thường ngày và cảm thấy các hoạt động nghề nghiệp của bạn đa dạng như thế nào.
Bước 6
Lập kế hoạch cho các hoạt động của bạn. Việc này cần được thực hiện không chỉ trong một ngày, mà cả tuần, tháng và năm. Để phân phối khối lượng công việc một cách hợp lý, bạn cần xem bức tranh lớn. Nếu bạn phân tích và xác định thời điểm bạn tích lũy được nhiều trường hợp nhất, chẳng hạn như tùy thuộc vào thời vụ, bạn có thể lập kế hoạch cho các dự án có thể chờ đợi, không phải là giai đoạn nóng nhất.
Bước 7
Nếu bạn có cấp dưới, bạn cần phân bổ khối lượng công việc giữa họ một cách công bằng. So sánh các phân công công việc với nhau về mức độ phức tạp và đầu vào lao động để các đồng nghiệp cấp dưới làm việc bình đẳng. Vì lợi ích chung, bạn có thể chuyển nhiệm vụ từ nhân viên này sang nhân viên khác, tùy thuộc vào việc ai làm tốt hơn. Nhưng ở đây một lần nữa mọi thứ nên công bằng.
