Việc kinh doanh hiện đại không thể bị dừng lại bởi những khoảng cách xa; nó không còn giới hạn ở một thành phố hoặc khu vực. Các đối tác kinh doanh có thể được đặt tại một thành phố lân cận hoặc trên một lục địa lân cận. Để chính thức hóa các thỏa thuận bằng văn bản, các đối tác không phải lúc nào cũng có thể có một cuộc họp cá nhân. Nhưng chuyện vặt vãnh như vậy không thể trở thành trở ngại cho sự phát triển của doanh nghiệp, bởi việc giao kết hợp đồng qua đường bưu điện đã trở thành chuyện thường tình.
Cần thiết
- Máy fax;
- E-mail;
- mẫu hợp đồng;
- thông tin chi tiết của các bên;
- phong bì và tem.
Hướng dẫn
Bước 1
Để có thể giao kết hợp đồng qua đường bưu điện, trao đổi chi tiết với đối tác kinh doanh. Nếu bạn đang đóng vai trò là một nhân viên bán hàng, hãy hỏi các đối tác kinh doanh của bạn để biết chi tiết về tổ chức của họ. Người mua phải cung cấp thông tin chi tiết của mình cho các đối tác kinh doanh. Các yêu cầu trên tiêu đề thư của tổ chức có thể được gửi qua fax hoặc e-mail. Bạn cũng có thể ra lệnh cho họ qua điện thoại, nhưng điều này không thuận tiện cho lắm.
Bước 2
Thông thường, người bán dịch vụ hoặc sản phẩm có mẫu cho một hợp đồng tiêu chuẩn. Sử dụng e-mail, gửi dự thảo thỏa thuận này cho các đối tác kinh doanh của bạn để xem xét. Không sử dụng fax nếu bạn không muốn đối tác của mình nhận được văn bản khó đọc.
Bước 3
Người mua phải xem xét dự thảo hợp đồng và chấp thuận nó nếu tất cả các điều khoản của hợp đồng phù hợp với mình. Trong trường hợp không đồng ý với một số điều khoản của hợp đồng, bên mua phải tuyên bố bằng miệng hoặc bằng văn bản với bên bán.
Bước 4
Nếu mọi thứ đều theo thứ tự, hãy nhập thông tin chi tiết của các bên vào hợp đồng, in bản sao, ký tên người được ủy quyền từ người bán và fax cho người mua. Người mua phải ký một bản fax của hợp đồng (có chữ ký của người bán). Hợp đồng đã ký phải được fax bởi người mua cho người bán.
Bước 5
Nếu người mua không đồng ý với một số điều kiện, thủ tục giao kết hợp đồng qua đường bưu điện sẽ thay đổi một chút. Nếu do người mua nhất quyết, người bán không muốn sửa đổi các điều khoản của hợp đồng thì hợp đồng được giao kết theo phương thức bất đồng. Trong trường hợp này, khi nhận được bản sao hợp đồng do người bán có thẩm quyền ký từ người bán qua fax, người mua phải lập một biên bản giải quyết bất đồng.
Bước 6
Sau khi soạn thảo và ký vào biên bản giải quyết bất đồng, người mua phải gửi fax cho người bán. Người bán, đã ký một bản sao của giao thức bất đồng (có chữ ký của người mua), phải gửi bản sao này bằng fax cho người mua. Đổi lại, người mua phải fax hợp đồng đã ký. Kể từ thời điểm này, hợp đồng được coi là ký kết với các giao thức bất đồng, đó là một phần không thể tách rời của nó.
Bước 7
Nếu người bán không đồng ý với thủ tục tranh chấp, thì người đó phải lập một biên bản hoà giải tranh chấp. Việc trao đổi các giao thức tuân theo cùng một thuật toán.
Bước 8
Sau khi đạt được thỏa thuận về mọi vấn đề, sau khi trao đổi bản fax đã ký, các đối tác phải trao đổi bản chính của tài liệu qua đường bưu điện. Nếu bạn là người bán, vui lòng gửi qua đường bưu điện hai bản hợp đồng mà bên bạn đã ký. Với tư cách là người mua, vui lòng fax hai bản sao của biên bản không đồng ý có chữ ký của người được chỉ định của bạn. Sau khi nhận được tài liệu, hãy ký tên của bạn vào chúng, giữ một bản bên mình và gửi bản còn lại qua đường bưu điện cho đối tác của bạn.
