Nếu bạn muốn gửi một bức thư không phải cho một người mà cho một số thành viên trong nhóm làm việc của bạn, nội dung của bức thư phải hơi khác so với nội dung thông thường. Ngoài ra, hãy nhớ tuân theo các quy tắc về thư từ kinh doanh.
Hướng dẫn
Bước 1
Lập danh sách đồng nghiệp mà bạn muốn đưa vào danh sách gửi thư của mình. Kiểm tra xem tất cả người nhận địa chỉ có liên quan đến vấn đề hiện tại hay không. Ngược lại, bạn có thể bỏ qua một người cần được thông báo về điều gì đó với lá thư của anh ta. Nghiên cứu vòng tròn của các bên liên quan. Quyết định xem bạn sẽ đưa đồng nghiệp nào vào trường “Người nhận địa chỉ” và ai trong trường “Cc”. Thông thường, những người thực hiện trực tiếp được viết trong cột "Người nhận địa chỉ" và những người kiểm soát quá trình hoặc tham gia gián tiếp vào quá trình, cũng như chỉ đơn giản là một nhân viên quan tâm, trong trường "Bản sao".
Bước 2
Suy nghĩ về cách sắp xếp tên người nhận. Sẽ dễ dàng hơn nhiều cho bạn nếu công ty của bạn có các quy định cụ thể về vấn đề này. Nếu không, thứ tự của chúng có thể được xác định theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ, đặt họ của họ theo thứ tự bảng chữ cái. Nguyên tắc thâm niên có thể được sử dụng. Tốt hơn bạn nên tìm một lá thư nào đó từ thư ký gửi cho một số người nhận và xem anh ta làm như thế nào. Rất có thể, đây là tiêu chuẩn bất thành văn của công ty bạn.
Bước 3
Cho biết chủ đề của tin nhắn. Nó phải phản ánh ngắn gọn nội dung của nó. Sau đó, chuyển đến phần nội dung của bức thư. Tuân theo các quy tắc của thư từ kinh doanh. Chào hỏi đội một cách lịch sự và chuyển sang chủ đề.
Bước 4
Chỉ viết trên vỏ máy. Đừng bỏ sót những chi tiết quan trọng, nhưng cũng đừng làm loãng “nước”. Đánh giá cao thời gian của đồng nghiệp. Nếu, để hiểu rõ hơn bản chất của thông điệp của bạn, bạn cần phải lưu ý đến các thư từ khác, hãy đặt dấu ngoặc kép ở cuối bức thư. Đừng quên gửi lời chào tạm biệt và chúc mọi người một ngày làm việc hiệu quả.
