Khi nhận được tin nhắn từ đối tác kinh doanh, nhiều người cố gắng trả lời yêu cầu nhận được càng nhanh càng tốt, để không khiến đối tác phải chờ đợi. Và điều này đúng - trong trường hợp này, thời gian thường là vấn đề, rất khó để đánh giá quá cao. Nhưng nếu không nghĩ quá nhiều về hình thức của câu trả lời, ít ai nghĩ rằng bằng cách làm này nó có thể giáng một đòn mạnh vào danh tiếng của công ty.
Hướng dẫn
Bước 1
Để bắt đầu, hãy nghiên cứu kỹ các câu hỏi đặt ra trong thư của đối tác. Chuẩn bị một câu trả lời ngắn cho mỗi mục, nếu có nhiều hơn một. Bây giờ, hãy tiến hành thiết kế thư trả lời yêu cầu. Để làm điều này, hãy sử dụng tiêu đề thư của công ty, với logo và chi tiết công ty được in trên đó. Nếu điều này không tồn tại, hãy nhập tiêu đề của bức thư, cho biết thông tin cần thiết trong đó, theo cách thủ công. Việc đưa ra các chi tiết trong một bức thư rất có giá trị đối với đối tác kinh doanh của bạn. Bằng cách cung cấp chúng trong mỗi tin nhắn, bạn giúp anh ấy không cần phải tìm kiếm chúng trong một đống giấy tờ hoặc tệp máy tính mỗi lần, cũng như không cần phải đưa ra một yêu cầu riêng về chi tiết nếu anh ấy muốn lập một hợp đồng mới. hoặc thanh toán hóa đơn.
Bước 2
Ở góc trên bên phải, viết chi tiết về người nhận thư. Ở đây cho biết tên của tổ chức, chức vụ của tác giả của yêu cầu và họ tên của anh ta. Ngược lại, ở góc bên trái, hãy chọn các dòng cho số gửi đi, sẽ được gán cho tài liệu khi đăng ký và ngày. Trong trường hợp này, tên của tài liệu không được viết. Bắt đầu ngay lập tức bằng cách xưng hô theo tên và từ viết tắt, sau từ "Kính gửi". Trong phần nội dung của bức thư, những từ đầu tiên sẽ là "Để trả lời thư của bạn, chúng tôi thông báo cho bạn" (yêu cầu, yêu cầu, v.v.). Tiếp theo, viết ra tất cả các câu trả lời đã chuẩn bị từng điểm một, tuân theo cách đánh số thứ tự trong chữ cái gốc.
Bước 3
Trong phần cuối cùng, hãy bày tỏ yêu cầu, mong muốn hoặc yêu cầu của bạn, hãy nhớ tuân thủ giọng điệu tôn trọng, phong cách viết kinh doanh và phải biết chữ. Kết thúc bức thư bằng dòng chữ "Trân trọng" và nêu rõ họ tên và chức vụ của bạn. Ngoài ra, hãy ghi vào đây số điện thoại của bạn để liên lạc và e-mail, nếu bạn muốn nhận được thư phản hồi hoặc nhận xét về những gì đã nói trong thư.
