Việc đăng ký giao nộp tài liệu vào lưu trữ được thực hiện sau khi kết thúc năm. Do đó, các tài liệu được chuẩn bị để lưu trữ liên quan đến các quy tắc đã được thiết lập. Tùy thuộc vào thời gian lưu trữ, cũng như giá trị của tài liệu, các trường hợp được hoàn thành toàn bộ hoặc theo hệ thống đơn giản hóa.
Hướng dẫn
Bước 1
Lập danh sách các trường hợp tài liệu lưu trữ tạm thời (tối đa 10 năm). Kiểm tra tính đúng đắn của việc hình thành vỏ hộp (có tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn hay không). Để các trường hợp trong các thư mục, chúng nên được hệ thống hóa theo danh pháp các trường hợp và chúng không cần phải đánh số. Các vụ án được bàn giao vào kho lưu trữ theo danh pháp các vụ án.
Bước 2
Đối với trường hợp bảo quản dài hạn (trên 10 năm), thực hiện như sau:
1. Đóng gáy của hộp đựng (được viền trong cặp hoặc bìa cứng bằng chỉ chắc chắn ở bốn lỗ hoặc có thể được đóng gáy).
2. Đánh số trang (thực hiện bằng bút chì đen ở góc trên bên phải, không chạm vào văn bản của tài liệu).
3. Vẽ một dòng chữ chứng nhận (ghi rõ bao nhiêu tờ được viền, có hư hỏng gì không, ký tên và ghi ngày tháng).
4. Lập bảng kiểm kê tài liệu nội bộ (đối với các vụ án có tài liệu đặc biệt quý giá, các vụ án cá nhân, tư pháp, điều tra, v.v.). Cuối bản kiểm kê ghi số tài liệu trong ca và số tờ của bản kiểm kê.
5. Đăng ký tất cả các chi tiết của vỏ hộp (tên cơ quan, đơn vị kết cấu, mục lục của hộp, tên hộp, thời hạn sử dụng của hộp.
Bước 3
Lập kho tài liệu lưu trữ lâu dài hoặc lâu dài. Nó phải bao gồm số trường hợp riêng lẻ, cũng như tiết lộ nội dung và thành phần của nó trong tiêu đề trường hợp. Bản kiểm kê cũng phải chỉ ra thời hạn lưu trữ của hộp đựng. Cho biết số trường hợp và số trường hợp đầu tiên và cuối cùng, ký tên và ngày tháng. Một bản kiểm kê riêng được lập cho các trường hợp nhân sự.
Bước 4
Gửi các tệp đã chuẩn bị vào kho lưu trữ. Nhân viên lưu trữ có mặt của bạn sẽ kiểm tra số lượng trường hợp theo danh pháp hoặc kiểm kê, ghi xác nhận, đánh dấu số trường hợp thiếu, ấn định ngày thụ lý và chuyển giao các trường hợp. Bản kiểm kê được xác nhận bằng chữ ký của những người thực hiện việc chuyển giao, thụ lý vụ án.
