Việc chuyển bất kỳ tài liệu nào vào kho lưu trữ được quy định bởi Luật Liên bang số 125-F3 "Về các vấn đề lưu trữ ở Liên bang Nga". Các tài liệu phải được chuẩn bị, mô tả, lưu trữ và đánh số. Việc này phải được thực hiện trong vòng 12 tháng kể từ ngày vụ án được kết thúc.
Cần thiết
- - thư mục;
- - chất kết dính;
- - một cây bút chì đơn giản;
- - kiểm kê tài liệu;
- - chuyển hàng tồn kho.
Hướng dẫn
Bước 1
Để chuyển tài liệu vào kho lưu trữ, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự. Thứ tự lồng vào nhau phải theo thứ tự thời gian. Ví dụ: nếu bạn đang đề cập đến một vụ án hình sự, thì trang đầu tiên sẽ là bản sao của lệnh tòa, trang thứ hai sẽ là quyết định sơ bộ và trang sau sẽ là quá trình điều tra vụ án, bắt đầu từ khi hoàn tất. Nếu bạn chuyển tài liệu từ bộ phận nhân sự sang kho lưu trữ, thì tờ đầu tiên là đơn xin miễn nhiệm, tờ thứ hai là lệnh sa thải, tờ thứ ba là tất cả các tài liệu theo thứ tự từ ngày cuối cùng.
Bước 2
Đánh số tất cả các trang tính bắt đầu bằng số một theo thứ tự của bố cục. Đánh số bằng bút chì đơn giản nhưng rõ ràng. Kiểm kê tài liệu, cuối ghi số trang và số trang, ký tên, ngày tháng năm lập, dấu của tổ chức, chữ ký của thủ trưởng.
Bước 3
Buộc chặt tất cả các tờ bằng bìa cứng, gắn bản kê lên trên. Trên cặp hồ sơ ghi mã số văn thư theo họ của công dân mà bạn chuyển vụ án và năm chuyển tài liệu vào kho lưu trữ. Năm mà vụ án kết thúc phải giống nhau.
Bước 4
Lập một thư mục riêng cho từng trường hợp, hoặc đặt tất cả các trường hợp trong một năm vào một thư mục lớn và ghi chung vào mã số và mã chữ cái, nghĩa là chỉ những trường hợp công dân có họ bắt đầu bằng cùng một chữ cái mới được. được đưa vào một thư mục. Nhưng nếu bạn đang hoàn thành một số tài liệu trong một thư mục lớn, thì số trang tính chung không được nhiều hơn 250.
Bước 5
Trước khi chuyển các trường hợp vào kho lưu trữ, hãy lập bảng kê chuyển. Cột đầu tiên của khoảng không quảng cáo được dùng để nhập số sê-ri của tất cả các trường hợp, cột thứ hai dành cho các chỉ mục trên danh pháp. Trong cột thứ ba, hãy nhập tên của tất cả các tiêu đề, ở cột thứ tư - ngày chuyển, ở cột thứ năm - số tờ, ở cột thứ sáu - thời hạn lưu trữ đã thiết lập cho trường hợp trong kho lưu trữ, trong cột thứ bảy, nhập tất cả các bổ sung và ghi chú. Thông thường, cột thứ bảy được điền nếu vì lý do nào đó, tài liệu bị thiếu các trang tính hoặc nếu bạn nhập sai ngay lập tức chúng vào kho tài liệu và thực hiện thay đổi.
