Một khu vực công việc lưu trữ khổng lồ và riêng biệt được coi là những câu hỏi liên quan đến việc chuẩn bị tài liệu để chuyển giao cho kho lưu trữ của tổ chức. Đó là lý do tại sao họ cần được chú ý nghiêm túc, vì trong giai đoạn làm việc với tài liệu này, các sai lầm về phương pháp luận và thực tiễn khác nhau thường mắc phải, mà sau này có thể gây ra những hậu quả tiêu cực trong công việc lưu trữ.
Hướng dẫn
Bước 1
Tất cả các công việc liên quan đến việc chuyển tài liệu vào kho lưu trữ, kể cả giấy tờ nhân sự, thường được chia thành các giai đoạn sau: - trước hết phải tiến hành việc hình thành tài liệu trong hiện tại và sau khi hoàn thành;
- sau khi hình thành các trường hợp, chúng phải được lập theo tất cả các quy tắc đã thiết lập;
- sau đó tiến hành kiểm tra giá trị và chuẩn bị đưa vào lưu trữ;
- tiến hành kiểm kê tất cả các tài liệu được chuyển vào kho lưu trữ của tổ chức;
- ở giai đoạn cuối, chuyển các giấy tờ chính thức vào kho lưu trữ của tổ chức.
Bước 2
Đầu tiên, bạn nên thực hiện việc hình thành chính xác các tài liệu liên quan đến nhân sự trong một số phức hợp nhất định, tức là trong các trường hợp. Trong các thư mục đặc biệt, các giấy tờ chính thức như vậy nên được tạo thành đơn đặt hàng cho các khía cạnh khác nhau của hoạt động của nhân viên công ty, cho nhân viên, có các khung thời gian khác nhau được phân bổ cho việc lưu trữ của họ. Giai đoạn này phải được thực hiện, vì một số đơn hàng liên quan đến nhân sự được dành riêng cho các vấn đề hợp lệ ảnh hưởng đến nơi làm việc, cũng như tiền thưởng cho nhân viên và chuyển đến vị trí làm việc. Loại giấy này phải được lưu trữ trong kho lưu trữ của doanh nghiệp ít nhất là bảy mươi lăm năm. Đồng thời, hầu hết các đơn hàng liên quan đến thành phần cá nhân, phản ánh các vấn đề hoạt động của nhân viên trong công ty: đơn hàng đi công tác, trực, nghỉ phép, v.v. Những tài liệu như vậy nên được lưu giữ trong năm năm. Để thuận tiện cho việc sử dụng tra cứu và tạo điều kiện cho công việc trong các trường hợp khác nhau, nên hình thành các loại giấy tờ có thời hạn năm năm và bảy mươi lăm năm.
Bước 3
Cần phải lập chính xác các tài khoản cá nhân của người lao động trong doanh nghiệp và tất cả người lao động liên quan đến dữ liệu về tiền lương theo đúng thứ tự bảng chữ cái. Tất cả các giấy tờ trong cặp hồ sơ cá nhân chỉ nên được sắp xếp theo thứ tự thời gian theo ngày nhận. Đối với tất cả các giấy tờ nằm trong thư mục cũng cần thiết lập một bản kiểm kê lưu trữ, trong đó có các chi tiết như: - tên của giấy tờ;
- số sê-ri của giấy có trong bản kiểm kê;
- số tờ trong tài liệu;
- ngày và số của tài liệu (nếu cần);
- bản tóm tắt về số lượng tờ giấy có trong hồ sơ cá nhân;
- Ghi chú.
