Hồ sơ cá nhân của tất cả các nhân viên đã nghỉ hưu và đã nghỉ hưu phải được gửi đến kho lưu trữ để lưu trữ (Điều 17 Luật Liên bang số 125-F3). Một nhân viên của bộ phận nhân sự có nghĩa vụ chuẩn bị các cặp tài liệu và chuyển chúng cho một nhân viên được ủy quyền của bộ phận lưu trữ từ tay này sang tay khác.
Cần thiết
- - thư mục;
- - chất kết dính;
- - cây bút chì;
- - hàng tồn kho;
- - chuyển hàng tồn kho.
Hướng dẫn
Bước 1
Trước khi nộp hồ sơ cá nhân vào kho lưu trữ, hãy chuẩn bị cẩn thận tất cả các tài liệu có sẵn còn lại trong bộ phận nhân sự sau khi nhân viên bị sa thải. Pháp luật quy định những thời hạn nhất định trong đó cần có thời gian để chuyển hồ sơ cá nhân của nhân viên để lưu trữ. Họ không được quá 12 tháng sau khi việc sa thải diễn ra.
Bước 2
Sắp xếp từng hồ sơ cá nhân theo thứ tự thời gian ngược lại. Nếu trong quá trình làm việc, trang đầu tiên là đơn xin việc của một nhân viên thì trong các tài liệu lưu trữ, trang đầu tiên sẽ là đơn từ chức.
Bước 3
Tất cả các tờ gấp theo đúng thứ tự, đóng bìa cứng, đánh số thứ tự. Lập một bản kiểm kê trên một trang tính riêng biệt. Nhập tất cả các trang liên kết trong tệp cá nhân của bạn dưới số sê-ri.
Bước 4
Đính kèm khoảng không quảng cáo ở đầu tất cả các trang. Nếu bạn điền hồ sơ cá nhân cho từng nhân viên một cách riêng biệt, hãy đặt nó trong một bìa cứng, bằng các chữ cái khối lớn viết chữ cái đầu tiên của họ và năm sa thải của nhân viên đó.
Bước 5
Khi chuyển hồ sơ vào kho lưu trữ, cho phép xếp nhiều trường hợp cán bộ đã nghỉ hưu vào một thư mục, nhưng số tờ trong đó không quá 250 tờ. Trong một thư mục, xếp các trường hợp cán bộ nghỉ hưu trong một năm, có tên bắt đầu. với cùng một chữ cái. Việc đăng ký hồ sơ cá nhân như vậy thường được sử dụng nhiều nhất trong các doanh nghiệp lớn, nơi có một lượng lớn nhân sự đi qua trong một năm.
Bước 6
Đối với tất cả các trường hợp đã chuẩn bị, lập phiếu điều chuyển, có mẫu thống nhất. Ở cột số 1 ghi số thứ tự của từng vụ án, cột số 2 - mục lục của từng vụ án theo danh pháp, số 3 - tên đầu mục vụ án, số 4 - ngày tháng, Số 5 - số tờ được chuyển cho từng trường hợp riêng biệt, Số 6 - thời hạn lưu trữ, số 7 - bổ sung hoặc ghi chú hiện có.
