Trong quá trình hoạt động sản xuất của mình, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng tạo ra nhiều tài liệu phải lưu trữ trong một số thời gian và có khi khá lâu. Chính vì điều này mà việc tổ chức kho lưu trữ là cần thiết.
Hướng dẫn
Bước 1
Tạo điều kiện cần thiết cho việc lưu trữ tài liệu vào kho lưu trữ. Trước hết, căn phòng phải được bảo vệ khỏi ảnh hưởng trực tiếp của ánh sáng mặt trời, độ ẩm không khí không được vượt quá mức cho phép, người không có thẩm quyền ra vào cũng phải đóng cửa.
Bước 2
Xin lưu ý rằng theo các yêu cầu đối với cơ sở của kho lưu trữ, không được phép đặt nó trong các tòa nhà bằng gỗ, các tòa nhà đổ nát, các tòa nhà có nền móng ẩm thấp, gác xép hoặc tầng hầm. Đồng thời, cơ sở dự định để lưu trữ các tài liệu lưu trữ khác nhau trong tòa nhà thích nghi nên được cách ly với phần còn lại của cơ sở nằm trong tòa nhà này. Ngoài ra, không được phép đặt kho lưu trữ trong khuôn viên của tòa nhà, nơi có dịch vụ ăn uống công cộng, tổ chức lưu trữ hóa chất hoặc chất độc hại cháy nổ, kho thực phẩm.
Bước 3
Định vị kho lưu trữ của tổ chức trong một tòa nhà thích nghi hoặc được xây dựng đặc biệt để lưu trữ hồ sơ. Căn phòng phải được loại bỏ khỏi các vật nguy hiểm phù hợp với an toàn phòng cháy chữa cháy. Ví dụ, chúng bao gồm bãi đỗ xe, trạm xăng, nhà để xe. Ngoài ra, không được có các đồ vật gây ô nhiễm không khí gần khuôn viên kho lưu trữ của doanh nghiệp.
Bước 4
Khi chọn một phòng thích hợp để tổ chức kho lưu trữ, cần lưu ý rằng cần phải có một số phòng riêng biệt cho hoạt động bình thường của kho lưu trữ: kho lưu trữ; phòng tiếp nhận hồ sơ; mặt bằng cho việc sử dụng các tài liệu lưu trữ; phòng làm việc của nhân viên lưu trữ.
Bước 5
Di chuyển kho lưu trữ ra khỏi phòng thí nghiệm, hộ gia đình và cơ sở công nghiệp. Đồng thời, chú ý rằng nó không có các ống thông gió chung với chúng và được ngăn cách với các phòng lân cận bằng tường và trần chịu lửa có giới hạn chịu lửa ít nhất là hai giờ. Ngoài ra, trong phòng lưu trữ, việc đặt ống dẫn nước thải và cấp nước bị loại trừ.
Bước 6
Lập phiếu tổ chức lưu trữ "Quy chế lưu trữ tài liệu" và trình thủ trưởng phê duyệt. Ngoài ra, theo lệnh của người đứng đầu, nên chỉ định một người chịu trách nhiệm về kho lưu trữ. Ngoài ra, một ủy ban chuyên gia đặc biệt đang được thành lập, sẽ tiến hành định kỳ việc kiểm tra các tài liệu về việc tuân thủ thời hạn lưu trữ của chúng.
