Theo Điều 17 của Luật Liên bang 125-F3, hồ sơ của các nhân viên đã nghỉ hưu có thể được chuyển vào kho lưu trữ. Trước khi nộp tài liệu phải được lập hồ sơ, đánh số thứ tự, kiểm kê và trang trí bìa. Việc này phải được thực hiện bởi một nhân viên có thẩm quyền.
Cần thiết
- - thư mục;
- - tất cả các tài liệu;
- - cây bút chì;
- - hàng tồn kho;
- - danh sách giao hàng.
Hướng dẫn
Bước 1
Để chuyển hồ sơ nhân viên thôi việc vào kho lưu trữ, sắp xếp tài liệu theo trình tự thời gian ngược lại. Điều này có nghĩa là khi bạn được tuyển dụng, bạn đã lập một hồ sơ cá nhân, tờ đầu tiên là đơn xin việc. Khi chuyển hồ sơ vào kho lưu trữ, tờ đầu tiên sẽ là một lá đơn từ chức.
Bước 2
Khi lập hồ sơ cá nhân của người lao động, đồng thời lập một bản kiểm kê các tài liệu cần nộp. Trong một hồ sơ cá nhân để chuyển đến kho lưu trữ, hãy lưu trữ tất cả các tài liệu có sẵn: bảng câu hỏi hoặc sơ yếu lý lịch, bản sao tài liệu giáo dục, bản sao lệnh tuyển dụng, sa thải và các lệnh khác được ban hành trong quá trình làm việc của nhân viên. Đây có thể là lệnh tăng hoặc giảm lương, thuyên chuyển, thực hiện nhiệm vụ bổ sung, v.v. Đồng thời đính kèm tất cả các chứng chỉ mà nhân viên đã từng xuất trình cho tổ chức của bạn, bản sao hợp đồng lao động, các thỏa thuận bổ sung, quy định liên quan đến công việc của nhân viên.
Bước 3
Nộp hồ sơ vào thư mục có bìa cứng, đánh số tất cả các trang ở góc trên bên phải. Điều này phải được thực hiện bằng một cây bút chì đơn giản. Ở trên cùng, kê khai hồ sơ, ký tên vào cặp hồ sơ, đặt mã thư trên chữ cái đầu của họ của nhân viên, cũng như trên bìa hồ sơ với số lượng lớn năm bị sa thải khỏi công ty của bạn.
Bước 4
Bạn có thể theo dõi năm sa thải của một nhân viên hoặc một số nhân viên nghỉ việc trong một năm. Nếu bạn đang làm kế toán cho một số nhân viên, hãy để tất cả các hồ sơ cá nhân vào một thư mục chung và ký tên năm sa thải trên bìa. Có thể lưu trữ tối đa 250 tờ trong một thư mục. Hình thành mỗi trường hợp phức tạp không chỉ theo năm sa thải, mà còn bằng bảng chữ cái của họ.
Bước 5
Khi chuyển tất cả các trường hợp vào kho lưu trữ, hãy lập danh sách giao nhận. Trong cột đầu tiên, cho biết số thứ tự của các trường hợp, trong cột thứ hai, chỉ số của tất cả các trường hợp theo danh pháp. Cột thứ ba điền theo tên của các đề mục, thứ tư - theo ngày tháng, thứ năm - theo số tờ, thứ sáu - theo thời hạn sử dụng, cột thứ bảy bạn có thể điền nếu có ghi chú hoặc bổ sung.
