Phần trích xuất chứa thông tin chính xác được chỉ định trong tài liệu chính. Trong thực tế, nó được đưa ra trong trường hợp không thể sao chép, ví dụ, khi làm việc với các tài liệu mật. Khi biên dịch một câu lệnh, bạn cần tuân thủ các yêu cầu đặc biệt.
Hướng dẫn
Bước 1
Không có một mẫu thống nhất nào cho một bản trích lục tài liệu, do đó, khi trích lục tài liệu phải tuân theo các quy định và văn bản nội bộ của tổ chức. Trong tài liệu chính, hãy chọn những đoạn văn bản mà bạn muốn xem trong câu lệnh. Nếu bạn muốn nhập lại toàn bộ, bạn không cần chọn bất cứ thứ gì. Trên một tờ giấy trắng ở giữa trên cùng của tài liệu, hãy nhập đầy đủ tên của tổ chức. Dưới đây, cho biết tên của tài liệu, ví dụ, "Trích từ Đơn đặt hàng số 12 ngày 01.02.2012".
Bước 2
Viết lại từ ngữ chính xác của tài liệu đã sao chép. Ví dụ, nếu đây là một đơn đặt hàng, bạn phải viết lại câu lệnh của phân mảnh, không quên từ "Tôi đặt hàng". Nếu bạn đang lập một bản trích xuất từ giao thức, hãy viết từ “Đã quyết định” hoặc “Đã quyết định”. Nếu bạn chỉ sao chép một vài đoạn văn, hãy đảm bảo giữ nguyên số của chúng (ngay cả khi các số liên tục xuất hiện). Hãy nhớ rằng bạn phải tái tạo hoàn toàn văn bản gốc, không thêm bất kỳ từ, cụm từ nào, hoặc thậm chí thay đổi phần kết, tức là bạn phải trích dẫn tài liệu.
Bước 3
Văn bản chính phải có chữ ký của người đã ký văn bản chính trước đó. Nếu bạn lập một bản trích xuất từ giao thức, thì nó phải được ký bởi tất cả các nhân viên có chữ ký trên tài liệu gốc. Ngay bên dưới, chứng thực tất cả các thông tin bằng chữ ký của bạn, cho biết họ, tên viết tắt và chức vụ của bạn. Không quên đóng dấu của tổ chức. Nếu tài liệu được yêu cầu sử dụng nội bộ thì chỉ cần đóng dấu đăng ký tài liệu là đủ.
Bước 4
Đảm bảo chứng thực văn bản với thư ký hoặc người được ủy quyền khác, anh ta phải ghi "Đúng", ghi rõ họ tên viết tắt và ký tên. Nếu không có từ ngữ này, tài liệu sẽ không hợp lệ.
