Trong quá trình làm việc, người đứng đầu tổ chức phải lưu hồ sơ. Điều này bao gồm cả nhân sự, kế toán và kế toán thuế. Có thể hiểu đơn giản rằng điều này ngụ ý một khối lượng chứng khoán khá lớn và theo đó là thông tin. Để tránh nhầm lẫn dữ liệu, cần phải lập kế hoạch bảo quản tài liệu một cách chính xác.
Hướng dẫn
Bước 1
Nếu tổ chức lớn, nên thuê một nhân viên cho từng địa điểm. Giả sử rằng một nhân viên là cần thiết để ghi chép các tài liệu nhân sự, một hoặc thậm chí một số nhân viên khác là cần thiết cho kế toán. Trong bản mô tả công việc, hãy nêu rõ trách nhiệm của từng người làm việc trong bang của bạn. Trước hết, bao gồm một điều khoản về cách lưu giữ hồ sơ.
Bước 2
Nếu bạn muốn tiết kiệm tiền, bạn có thể tự giữ tài liệu. Đối với hồ sơ nhân sự, hãy mua một số cặp và một sổ ghi chép. Các thư mục sẽ cần thiết để nhóm các tài liệu. Ví dụ, bạn có thể tạo một thư mục cho nhân viên hiện đang làm việc trong tổ chức; một thư mục khác là cần thiết cho kho lưu trữ. Để tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn, hãy ghi dữ liệu vào một cuốn sổ. Giả sử họ đã thuê một nhân viên. Trong sổ tay, hãy ghi thông tin ngắn gọn về anh ta, cũng chỉ ra thư mục mà bạn có thể tìm thấy dữ liệu chi tiết hơn.
Bước 3
Hãy chắc chắn luôn theo dõi các tài liệu cập nhật. Đối với mỗi nhân viên phải cấp thẻ cá nhân, nhập đầy đủ thông tin về công việc vào đây. Ví dụ, một nhân viên đi nghỉ mát, hãy ghi thông tin này vào thẻ. Bạn cũng phải điền vào bảng chấm công hàng tháng.
Bước 4
Kế toán phức tạp hơn và mất thời gian. Để tiến hành nó, bạn cần có kiến thức đặc biệt. Hãy chắc chắn tuân theo những thay đổi trong luật pháp. Các chứng từ phải nằm trong các thư mục ("Thỏa thuận", "Ngân hàng", "Sổ quỹ", "Hóa đơn đã phát hành", "Hóa đơn đã nhận", "Báo cáo tạm ứng", v.v.). Tất cả các tài liệu nên được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Bạn sẽ phải đánh số, khâu và xác nhận một số tài liệu lưu trữ bằng con dấu và chữ ký. Những tài liệu này bao gồm sổ tiền mặt, sổ bán hàng, mua hàng và những tài liệu khác.
