Lưu giữ các tài liệu đặc biệt là một phần không thể thiếu trong bộ phận nhân sự của doanh nghiệp. Đồng thời, hồ sơ cá nhân là bắt buộc đối với mỗi nhân viên. Trong tương lai, các tệp cá nhân được lưu trữ trong các thư mục đặc biệt.
Cần thiết
- - tài liệu cá nhân của nhân viên;
- - danh sách tài liệu;
- - một thư mục cho một tập tin cá nhân.
Hướng dẫn
Bước 1
Bắt đầu đăng ký hồ sơ cá nhân cho nhân viên ngay sau khi được tuyển dụng. Không có mẫu thống nhất để nộp hồ sơ, vì vậy bạn có thể tự phát triển. Tạo bản sao hộ chiếu của nhân viên, giấy chứng nhận bảo hiểm hưu trí, chứng chỉ TIN và các tài liệu cá nhân khác, nếu cần, chẳng hạn như giấy chứng nhận y tế và bằng lái xe.
Bước 2
Thiết kế bìa cho tệp cá nhân của bạn. Cho biết tên tổ chức của bạn phù hợp với các tài liệu cấu thành, ghi số thứ tự của vụ án và ngày chuẩn bị. Bạn cũng có thể ghi thời hạn của hợp đồng lao động với nhân viên. Để trống cho các ghi chú về sa thải, thuyên chuyển, v.v. Ở giữa bìa ghi đầy đủ họ, tên và họ của nhân viên, chức vụ của người đó.
Bước 3
Trang đầu tiên của hồ sơ cá nhân nên chứa một kho tài liệu có sẵn của nhân viên. Tốt nhất là biên dịch bản kiểm kê dưới dạng điện tử. Đảm bảo bao gồm tên của nhân viên được ủy quyền và ngày kiểm kê. Thông tin về các tài liệu có sẵn có thể được đặt dưới dạng bảng, ghi chú số lượng của mỗi tài liệu và ghi chú cần thiết. Ở cuối hàng tồn kho nên có chữ ký của trình biên dịch và nhân viên mà tệp cá nhân đang được biên dịch. Đính kèm bản sao của các tài liệu hiện có sau danh sách. Tiếp theo là tất cả các giấy tờ liên quan đến quy trình làm việc, ví dụ, lệnh nghỉ phép, các thỏa thuận về những thay đổi trong hợp đồng lao động, v.v.
Bước 4
Lưu tệp cá nhân của bạn vào thư mục lưu trữ. Các tài liệu này nên được lưu giữ bởi một chuyên gia nhân sự hoặc giám đốc của công ty với quyền truy cập dữ liệu hạn chế. Nhân viên có thể nhận bất kỳ tài liệu nào trong hồ sơ cá nhân theo thỏa thuận với người quản lý và theo biên nhận cá nhân. Khi một nhân viên bị sa thải hoặc thuyên chuyển, hồ sơ cá nhân được chuyển đến một kho lưu trữ đặc biệt về các nhân viên cũ của công ty.
