Từ “giao ban”, đang rất thịnh hành gần đây, bắt nguồn từ từ “ngắn gọn” trong tiếng Anh. Trên thực tế, nó có nghĩa là một cuộc họp báo ngắn của một số quan chức nhất định, đề ra các luận điểm và nhiệm vụ chính, hoặc trả lời các câu hỏi của báo chí.
Tại sao từ này lại xuất hiện và được sử dụng trong tiếng Nga? Có thể có hai lý do cho điều này. Đầu tiên, tất nhiên, sự ngắn gọn. Tóm tắt một thuật ngữ thay thế nhiều từ (xem ở trên) và có một ý nghĩa cụ thể. Thứ hai, từ “tóm tắt” mượn từ tiếng Anh mang tính văn phong cao hơn, chính thống hơn, phù hợp hơn để mô tả các sự kiện kinh tế chính trị, thông tin về khoa học và các hiện tượng khác trong đời sống xã hội và nhà nước.
Vì vậy, cuộc họp giao ban là một cuộc họp ngắn của các nhân vật chính trị, kinh tế và văn hóa của các cấp bậc khác nhau với đại diện của báo chí. Mục đích của cuộc họp giao ban là để thông báo cho báo chí về quan điểm của họ về một số vấn đề nhất định sau đó được đăng trên báo, tạp chí hoặc truyền hình. Vì vậy, một cuộc họp giao ban có thể hoạt động như một loại hành động PR thu hút sự chú ý của công chúng.
Thông thường, một cuộc họp ngắn được thu thập sau một sự kiện, tức là sau khi nó đã xảy ra. Cuộc họp giao ban khác với cuộc họp báo thông thường bởi không có phần thuyết trình và thời gian ngắn.
Tuy nhiên, giao ban có những đặc điểm riêng. Sự ngắn gọn của cách trình bày chủ đề giả định sự hiện diện của một văn bản được tư duy tốt và khả năng trả lời và trả lời bất kỳ câu hỏi nào một cách nhanh chóng và rõ ràng.
Cuộc họp giao ban kéo dài không quá 30 phút. Trong số này, 10 phút đầu tiên được dành để giới thiệu các quan chức có mặt và tìm hiểu vị trí của họ. Thời gian còn lại dành để trả lời những câu hỏi chớp nhoáng mà nhân viên truyền thông đưa ra. Cuộc họp giao ban không phải là một cuộc đối thoại, nó là những câu hỏi ngắn và những câu trả lời ngắn gọn như nhau, nhưng đầy đủ thông tin. Do đó, đôi khi cuộc họp giao ban được tổ chức thường trực, tại sảnh của khách sạn, sân bay, hoặc tòa nhà hành chính.
Để cuộc họp giao ban thành công, cần tiến hành tốt các công việc chuẩn bị cho cuộc họp. Điều này được thực hiện bởi các nhà quản lý quan hệ công chúng tận tâm. Một thời gian trước khi sự kiện diễn ra, họ thông báo cho các nhà báo về địa điểm và thời gian tổ chức, sau đó trước khi diễn ra cuộc họp báo, họ gọi lại cho họ, làm rõ các câu hỏi chính, thông báo về dòng chính của cuộc họp báo ngắn và lên kế hoạch cho trình tự. của các bài phát biểu. Ngay trước cuộc họp giao ban, kiểm tra khả năng hoạt động của thiết bị âm thanh và hình ảnh và sự chuẩn bị của địa điểm tổ chức.
