Họp nhóm có thể là một cách hiệu quả để phân tích các tình huống công việc khác nhau, bao gồm cả các tình huống xung đột. Nó thảo luận công khai các vấn đề gây tranh cãi và đưa ra các quyết định ràng buộc đối với từng nhân viên. Cuộc họp tập thể cần được tiến hành trước rất nhiều công việc chuẩn bị.
Hướng dẫn
Bước 1
Hình thành chủ đề chính của cuộc họp. Theo quy định, cuộc họp tập thể được tổ chức về một vấn đề chuyên đề. Ví dụ, điều này có thể là phân tích công việc của tổ chức trong năm hoặc quá trình chuyển đổi sang giảm giờ làm việc.
Bước 2
Suy nghĩ về chương trình làm việc của bạn. Điểm của nó sẽ là những vấn đề cụ thể cần được thảo luận. Nên có ít nhất hai và không nhiều hơn năm. Xếp hạng các câu hỏi theo thứ tự giảm dần mức độ quan trọng. Nếu chủ đề của cuộc họp khá rộng, hãy đặt “Linh tinh” là mục cuối cùng trong chương trình làm việc. Ở đây bạn có thể đi chệch chủ đề chính một chút và thảo luận về những vấn đề nhỏ đang được nhóm quan tâm vào lúc này.
Bước 3
Chuẩn bị loa. Một nhân viên có năng lực, có ý kiến được coi là có thẩm quyền trong nhóm, nên phát biểu về từng mục trong chương trình họp. Hãy thông báo cho anh ấy về bản báo cáo sắp tới trước 1-2 tuần để người đó có thể bình tĩnh suy nghĩ về thông điệp của anh ấy. 2-3 ngày trước cuộc họp, hãy nói chuyện với từng diễn giả, đảm bảo rằng nội dung bài phát biểu của họ đã sẵn sàng và tương ứng với chủ đề đã nêu.
Bước 4
Chuẩn bị phòng họp. Sẽ rất tốt nếu tổ chức của bạn có hội trường hoặc phòng họp khác. Nếu không, hãy sử dụng phòng lớn nhất có thể. Vào ngày họp, cần phải có đủ ghế và được kết nối và thiết lập máy chiếu, máy tính và micrô, nếu có. Bạn cũng có thể sắp xếp trước cho mỗi người tham gia cuộc họp các thư mục đặc biệt với các tài liệu sẽ được thảo luận.
Bước 5
Thông báo cho tất cả nhân viên về ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp. Sử dụng một trong các phương pháp truyền thống: đăng thông tin lên bảng thông báo, gửi e-mail, gọi điện cho các trưởng bộ phận cơ cấu, nói chuyện riêng với từng nhân viên. Sự lựa chọn của bạn sẽ phụ thuộc vào truyền thống của công ty và số lượng nhân viên.
Bước 6
Đăng ký người tham dự trước khi bắt đầu cuộc họp. Sau đó, bạn sẽ đính kèm danh sách này vào giao thức. Đảm bảo bắt đầu cuộc họp vào thời gian đã được lên lịch và thông báo cho nhân viên. Đừng đợi người đến sau, hãy thể hiện tầm quan trọng và sự nghiêm túc của sự kiện.
Bước 7
Thông báo chủ đề chính của cuộc họp và các vấn đề sẽ được giải quyết tại đó. Yêu cầu nhóm chọn một chủ tọa và thư ký cho cuộc họp. Theo quy định, người đứng đầu hoặc cấp phó của tổ chức được bầu làm chủ tịch, và thư ký hoặc trưởng phòng làm thư ký. Chủ tọa sẽ tiến hành cuộc họp, duy trì trật tự và tuân theo các quy tắc. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm giữ một quy trình chi tiết: ghi lại các bài phát biểu của các diễn giả, các câu hỏi cho họ, các cuộc thảo luận và đề xuất.
Bước 8
Hãy tuân thủ lịch trình phát biểu đã thiết lập, nếu không cuộc họp của bạn có nguy cơ kéo dài đến nửa đêm và không bao giờ đưa ra được bất kỳ quyết định nào. Theo quy định, người phát biểu chính có 15-20 phút tùy ý, nhưng không quá 30. Người đồng diễn thuyết về các vấn đề phụ nên có trong vòng 10-15 phút. Bài phát biểu của một người tham gia từ khán giả được giới hạn trong 2-3 phút. Bạn có thể trả lời một câu hỏi không quá 5 phút. Nếu thời gian bị vượt quá, hãy kiên quyết nhắc nhở về các quy tắc.
Bước 9
Sau khi chương trình họp đã ổn định và mọi người đã phát biểu, hãy tóm tắt ngắn gọn cuộc họp. Nếu các quyết định quan trọng đã được đưa ra, bản thảo của họ nên được đọc to cho mọi người có mặt.
Bước 10
Trong vòng hai ngày sau cuộc họp, bạn phải chuẩn bị phiên bản cuối cùng của biên bản và các quyết định được đưa ra. Biên bản phải được chủ tọa cuộc họp thống nhất và ký tên. Đưa các quyết định và thời hạn thực hiện chúng đến sự chú ý của tất cả nhân viên, những người phải thực hiện chúng.
