Người lập kế hoạch, cuộc họp và cuộc họp là một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc. Nhiệm vụ chính của họ là phân tích chung bất kỳ tình huống dịch vụ nào. Những người tham gia vào các cuộc họp làm việc có thể và nên tích cực phát biểu, thảo luận chi tiết và đề xuất giải pháp cho các vấn đề. Để một cuộc họp diễn ra hiệu quả, người chủ trì phải tuân thủ một số quy tắc nhất định.
Cần thiết
- - chương trình nghị sự;
- - các quy tắc của cuộc họp;
- - nghi thức của cuộc họp.
Hướng dẫn
Bước 1
Tìm hiểu những dấu hiệu chính của một cuộc họp hiệu quả. Có một vài trong số chúng: 1. Cuộc họp có mục đích cụ thể; 2. Đơn vị tổ chức đã thực hiện đầy đủ các công việc chuẩn bị cần thiết; 3. Cuộc họp chỉ có sự tham gia của những nhân viên quan tâm có liên quan trực tiếp đến các vấn đề được thảo luận; 4. Cuộc thảo luận không đi chệch chủ đề chính; 5. Kết quả của cuộc họp, các kế hoạch ngay lập tức đã được xác định và các hướng dẫn cụ thể được đưa ra cho nhân viên. Tất cả những vấn đề này cần được giám sát cá nhân bởi người quản lý, đặc biệt nếu tổ chức chưa hình thành cơ chế tổ chức các cuộc họp hiệu quả.
Bước 2
Hình thành chủ đề chính của cuộc họp. Nó phải phù hợp và dễ hiểu đối với nhân viên. Điều rất quan trọng là cuộc họp làm việc phải có mục tiêu cụ thể: xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện, thông qua quyết định, đưa ra ý tưởng, v.v. Ví dụ: bạn không nên nói về cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu nếu đại lý quảng cáo của bạn có ít khách hàng hơn. Trong trường hợp này, cuộc họp nên dành để mở rộng phạm vi dịch vụ và thay đổi hệ thống chiết khấu.
Bước 3
Chuẩn bị một chương trình họp chi tiết. Trong đó, nêu chủ đề chính, các câu hỏi dự định thảo luận, tên các diễn giả, thành phần khách mời, ngày, giờ và địa điểm diễn ra sự kiện. Mỗi mục trong chương trình cần nêu chi tiết chủ đề chính của cuộc họp, phản ánh một số khía cạnh của nó. Các câu hỏi có thể được nhóm lại theo nguyên tắc "từ đơn giản đến phức tạp", hoặc theo thứ tự phân tích - "tình hình hiện tại - nguồn gốc của nó - các giải pháp khả thi."
Bước 4
Đính kèm dòng thời gian cuộc họp vào chương trình làm việc. Trong đó, thiết lập thời gian cho các diễn giả chính, thông tin từ các đồng diễn giả, để làm rõ các câu hỏi và thảo luận. Lập thời gian biểu ngay cả cho các cuộc họp dịch vụ nhỏ. Điều này sẽ dạy cho bạn và nhân viên của bạn biết quý trọng thời gian làm việc, đáp ứng thời hạn và bày tỏ suy nghĩ một cách rõ ràng và trọng điểm.
Bước 5
Cho nhân viên làm quen với chương trình làm việc trước. Gửi nó qua email của công ty hoặc gửi cho những người bạn mời tham gia cuộc họp. Yêu cầu mọi người chuẩn bị cho cuộc thảo luận. Nhấn mạnh những gì bạn mong đợi từ mỗi người tham gia đề xuất trong khả năng của họ.
Bước 6
Bắt đầu cuộc họp bằng bài nói chuyện ngắn của riêng bạn. Trong vòng 3-5 phút, hãy cho biết lý do đã thúc đẩy bạn tổ chức cuộc họp này và kết quả bạn muốn đạt được. Sau đó, cho những người tham gia làm quen với chương trình làm việc và lịch trình làm việc.
Bước 7
Dẫn dắt cuộc thảo luận. Duy trì một cuộc thảo luận thân thiện nhưng mang tính xây dựng. Khuyến khích mỗi người tham gia cuộc họp phát biểu ý kiến, liên hệ với người “im lặng” với những câu hỏi cá nhân cần câu trả lời chi tiết. Chính xác nhưng chắc chắn, cố gắng chuyển hướng cuộc trò chuyện khỏi vấn đề chính. Tóm tắt tổng phụ cho mỗi câu hỏi.
Bước 8
Vào cuối cuộc họp, một lần nữa nói lên các quyết định và hướng dẫn đã đưa ra cho nhân viên. Đảm bảo rằng tất cả những người tham gia hiểu nhiệm vụ của họ và ghi nhớ thời hạn của họ. Ghi lại các điểm quan trọng trong giao thức. Gửi một bản sao của nó cho các chuyên gia chịu trách nhiệm thực hiện các mệnh lệnh, cũng như cho các nhân viên liên quan đến việc thực hiện các quyết định đã đưa ra.
