Cuộc họp là một thuộc tính truyền thống của bất kỳ quy trình quản lý nào. Ý nghĩa, tính chất, trình độ kỹ thuật, thời gian của cuộc họp kinh doanh này có thể thay đổi tùy theo mục tiêu và điều kiện cụ thể của cuộc họp. Đồng thời, sự kiện này có hai đặc điểm chính: tại cuộc họp, một vấn đề hoặc nhiệm vụ được thảo luận và kết quả phải là một quyết định nhất định. Một cuộc họp thành công đòi hỏi một tổ chức rõ ràng.
Hướng dẫn
Bước 1
Trước khi gọi một cuộc họp và mời một nhóm người tham gia cụ thể, hãy hình thành mục đích của cuộc họp. Làm rõ cho bản thân: quyết định nên kết thúc với điều gì. Kết quả có thể là việc phê duyệt kế hoạch làm việc cho một giai đoạn nhất định, phát triển bản thảo đơn đặt hàng thực tế, lập lịch trình mạng, v.v.
Bước 2
Nếu một vấn đề được giải quyết tại một cuộc họp, mục đích của cuộc họp kinh doanh sẽ yêu cầu trả lời các câu hỏi: tại sao, tại sao và như thế nào. Có một quy tắc bất di bất dịch: trước khi đồng ý, bạn phải thống nhất những gì sẽ thảo luận. Có thể những người tham gia cuộc họp có thẩm quyền nhận thấy mình nghĩ rằng vấn đề đã tuyên bố không tồn tại. Các cuộc họp đặc biệt - để tạo (phát triển) các ý tưởng. Chúng có thể ở dạng cái gọi là "động não". Cài đặt cho một quy trình như vậy cần một quy trình sáng tạo, phi tiêu chuẩn.
Bước 3
Một khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị cuộc họp là xây dựng chương trình họp. Một cuộc họp có thể vô ích và không hiệu quả nếu các thành phần thông tin và có vấn đề của nó không hoạt động. Do đó, hãy suy nghĩ rõ ràng về việc thiết lập chủ đề của cuộc trò chuyện. So sánh: "Câu hỏi về việc tăng doanh thu của sản phẩm A trong mạng lưới bán lẻ" và "Sự nhất trí về các hành động nhằm tăng doanh số của sản phẩm A trong mạng lưới bán lẻ." Trong trường hợp đầu tiên, cuộc thảo luận có thể biến thành những báo cáo tầm thường, trong trường hợp thứ hai - thành giải pháp cho những vấn đề nhức nhối.
Bước 4
Địa điểm của cuộc họp cũng rất quan trọng. Có một quan sát tâm lý đúng đắn: nếu cuộc thảo luận được tổ chức trong văn phòng của một nhà lãnh đạo, quan điểm của anh ta về việc giải quyết một vấn đề cụ thể rõ ràng có thể chiếm ưu thế và được ưa chuộng hơn. Bất kỳ phòng nào khác (phòng hội nghị, phòng rộng rãi) có thể là lựa chọn tốt nhất. Hãy nhớ rằng: vùng giao tiếp thoải mái cách xa khoảng một mét. Bất cứ khi nào có thể, hãy ghi nhớ điều này khi đặt ghế của bạn. Bàn tròn hoặc hình bầu dục rất thích hợp cho các cuộc họp. Rút lui thậm chí có thể thích hợp hơn trong những tình huống cụ thể, nhưng đó là một lựa chọn rất tốn kém.
Bước 5
Lập kế hoạch thời gian cuộc họp của bạn một cách chu đáo. Việc bổ nhiệm trước giờ nghỉ trưa hoặc cuối ngày làm việc là không hợp lý, tốt hơn là vào buổi sáng. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một cuộc họp dài, hãy nghỉ giải lao hoặc uống cà phê (5-10 phút mỗi giờ). Nếu bạn cần tổ chức một cuộc họp thông tin, bạn có thể lựa chọn mà không cần một cuộc họp cổ điển, tức là không có ghế.
Bước 6
Kỷ luật nhân viên của tổ chức và trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp, một lịch trình họp rõ ràng: nên tổ chức họ vào một ngày bình thường trong tuần và vào một thời điểm nhất định (ví dụ, vào sáng thứ Sáu).
Bước 7
Các cuộc họp nghiêm túc thường yêu cầu sự rõ ràng: trình diễn bảng, sơ đồ, hiển thị tài liệu video. Mong muốn có một bảng trắng, bảng lật, màn hình cho những nhu cầu này.
