Thông thường gọi hội nghị là một cuộc họp mở rộng trong đó đại diện của một số tổ chức tham gia. Các hội nghị có thể là cấp sở, ngành, khu vực, liên vùng, quốc tế. Họ thảo luận về nhiều vấn đề khác nhau, nhưng liên quan đến chủ đề. Trong một số trường hợp, chính quyết định của hội nghị sẽ quyết định chiến lược phát triển của tổ chức. Bất kỳ người có học thức nào cũng có thể tổ chức một sự kiện như vậy, nhưng phải tính đến một số cân nhắc.
Cần thiết
- - danh sách những người tham gia;
- - bản tóm tắt các bài phát biểu;
- - vật liệu trực quan;
- - phương tiện kỹ thuật.
Hướng dẫn
Bước 1
Lập danh sách những người tham gia. Thông thường, các diễn giả được thông báo trước về hội nghị sắp tới, họ phải xác nhận sự đồng ý của mình và thông báo chủ đề của các báo cáo. Đôi khi, các điều kiện yêu cầu cung cấp văn bản của các báo cáo hoặc ít nhất là một bản tóm tắt. Kiểm tra các tài liệu.
Bước 2
Quyết định các quy tắc. Nó phụ thuộc vào thời gian hội nghị sẽ kéo dài, vào số lượng diễn giả, cũng như các hình thức làm việc. Chỉ dự kiến các phiên họp toàn thể hay một phần công việc sẽ được tổ chức theo từng phần? Trong tùy chọn thứ hai, có thể phân bổ nhiều thời gian hơn cho các báo cáo.
Bước 3
Đảm bảo dành thời gian để đồng trình bày và trả lời câu hỏi. Quyết định hình thức của các câu hỏi. Người tham gia có thể hỏi họ bằng miệng, ngay sau khi trình bày. Sau đó, bạn nên chăm sóc các micrô bổ sung. Các câu hỏi cũng có thể được gửi bằng văn bản, sau đó bạn cần suy nghĩ về nơi mà người nghe sẽ đặt ghi chú. Bạn có thể chuẩn bị trước một số câu hỏi.
Bước 4
Lập một chương trình nghị sự. Thứ tự các bài phát biểu có thể khác nhau, nó phụ thuộc vào chủ đề, nhưng trong mọi trường hợp, tốt hơn là thảo luận các vấn đề chung vào đầu hội nghị, sau đó chuyển sang các vấn đề cụ thể. Sau mỗi một giờ rưỡi đến hai giờ làm việc, hãy dành thời gian nghỉ ngơi ngắn (tốt hơn là bạn nên tổ chức một giờ giải lao uống cà phê) và ở giữa - một thời gian nghỉ dài, trong đó những người tham gia có thể thư giãn và ăn trưa. Nếu hội nghị diễn ra trong thời gian ngắn (ví dụ, bầu cử lại), thì không cần thiết phải nghỉ dài.
Bước 5
Kiểm tra tình trạng của các phương tiện kỹ thuật. Kiểm tra máy tính và trình phát video của bạn. Hỏi những người thuyết trình họ cần thiết bị gì và nên có những chương trình nào. Yêu cầu người trình bày cung cấp hình ảnh trước khi hội nghị. Sẽ rất tốt nếu người làm việc với máy tính có một danh sách về thời điểm trình bày bài thuyết trình nào. Trước khi hội nghị, kiểm tra xem tất cả các diễn giả đã đến chưa, nếu có bất kỳ thay đổi nào trong chủ đề.
Bước 6
Suy nghĩ về nhận xét mở đầu của bạn. Bạn cần nói một vài lời chào mừng đến những người tham gia, giải thích sự kiện mà hội nghị dành cho, thủ tục, quy tắc. Trước khi bắt đầu hội nghị báo cáo và bầu cử, đưa điểm sàn cho chủ tịch ủy ban kiểm phiếu, người này phải cho biết có bao nhiêu đại biểu dự kiến và bao nhiêu đại biểu có mặt. Nếu còn thiếu vài thứ, hãy đề xuất bắt đầu sự kiện. Đôi khi, lúc này là thích hợp để hát quốc ca của một nhà nước hoặc tổ chức quốc tế. Đề nghị chọn một chủ tọa, thư ký, kiểm phiếu và ủy ban biên tập. Trong nhiều trường hợp, các danh sách có thể được chuẩn bị trước. Hơn nữa, sự kiện có thể được dẫn dắt bởi chủ tọa, người thông báo chương trình dự thảo (tốt hơn là nên đánh máy và in nó trước khi bắt đầu). Đầu tiên, dự thảo được thông qua, sau đó thực hiện các thay đổi và bổ sung, sau đó toàn bộ chương trình nghị sự được thông qua.
Bước 7
Trong suốt hội nghị, người thuyết trình, bất kể là chủ tọa hay không, đều phải thường xuyên có mặt trong phòng. Chính anh ta là người quyết định các vấn đề của tổ chức khi chúng phát sinh. Nếu bạn vẫn cần phải rời đi, hãy giao trách nhiệm của mình cho một người nào đó từ những người cùng chí hướng.
Bước 8
Hội nghị thường kết thúc với việc thông qua một số loại quyết định. Chủ tọa đọc nội dung dự thảo, cử tọa sửa đổi, bổ sung, ban biên tập giới thiệu, sau đó thông qua quyết định.
