Hội nghị trong bất kỳ tổ chức nào cũng là một sự kiện vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện hoàn hảo. Bất kỳ sắc thái nào cũng có thể làm hỏng ấn tượng về công ty của bạn. Có những nguyên tắc cơ bản cần được xem xét để tổ chức một hội nghị thành công.
Cần thiết
Giấy, internet, tiền
Hướng dẫn
Bước 1
Đặt mục tiêu rõ ràng cho bản thân. Tại sao bạn cần hội nghị này? Cuối cùng, bạn muốn nhận được gì? Hội nghị có thể nhằm mục đích cung cấp cho công ty những địa chỉ liên hệ kinh doanh đáng tin cậy, cải thiện hình ảnh của công ty, tìm kiếm nhà đầu tư, v.v. Tùy thuộc vào điều này, một hướng đi nhất định được lựa chọn, cần được tuân thủ trong suốt quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện. Hãy nhớ rằng mục tiêu phải đạt được, có thể đo lường được và có đặc điểm thời gian thực.
Bước 2
Đặt tên cho sự kiện. Nếu đó không phải là lần đầu tiên, đừng quên chỉ ra số thứ tự. Tên nên sáng sủa, hấp dẫn, hấp dẫn. Đối tượng mục tiêu của bạn nên quan tâm đến hội nghị.
Bước 3
Xác định đối tượng mục tiêu rõ ràng. Ngay cả một hội nghị được chuẩn bị và tổ chức hoàn hảo cũng có thể không có tác dụng gì nếu bạn mời không đúng người tham gia. Hãy tự hỏi mình ai là người nên phát biểu, ý kiến của ai nên được lắng nghe, làm thế nào để sự kiện này có thể thu hút được sự quan tâm của khách. Cố gắng xác định vị trí và cách tốt nhất để giao tiếp với đối tượng mục tiêu tiềm năng của bạn, điều này ảnh hưởng đến những người phù hợp để đưa ra quyết định về việc tham gia vào sự kiện bạn đang tổ chức.
Bước 4
Quyết định thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị. Hầu hết các hội nghị diễn ra vào các ngày trong tuần (trừ thứ Sáu) trừ khi có kế hoạch tổ chức một sự kiện dài. Nơi quyết định phần lớn toàn bộ ý kiến về sự kiện nói chung. Thái độ của khách đối với hội nghị được hình thành ngay cả khi họ chỉ tìm phòng hội nghị hoặc khách sạn. Do đó, hãy mô tả tuyến đường càng chi tiết càng tốt, đặt các biển báo nếu có thể.
Bước 5
Thông báo một hội nghị. Chọn phương tiện mà đối tượng mục tiêu của bạn nói thường xuyên nhất. Đặt quảng cáo hoặc bài báo về sự kiện sắp tới trong đó. Gửi lời mời đến tất cả những vị khách mà bạn quan tâm. Cho dù đó là một bản tin hay một bản tin đầy màu sắc, điều đó tùy thuộc vào bạn. Trong thư mời, ghi rõ địa điểm, thời gian, tên và phương hướng của hội nghị.
Bước 6
Tập hợp một ủy ban sẽ xem xét tất cả các phản hồi cho đề xuất của bạn và chọn các đề xuất thú vị và phù hợp nhất. Sau đó, sẽ có thể bắt đầu hình thành chương trình của sự kiện.
Bước 7
Phân bổ trách nhiệm trong nhóm. Ai đó chịu trách nhiệm giao tiếp với khách mời, ai đó quyết định mọi vấn đề với giới truyền thông, ai đó dẫn dắt sự kiện, v.v. Cung cấp tài liệu diễn giả bổ sung cho tất cả những người tham dự hội nghị. Hãy chắc chắn để kiểm tra tất cả các thiết bị trước khi sự kiện diễn ra.
Bước 8
Nếu bạn thấy mình sắp hết thời gian, hãy đặt giới hạn thời gian cho mỗi bài thuyết trình và cho số lượng câu hỏi. Đề nghị khán giả hỏi diễn giả bất kỳ câu hỏi bổ sung nào sau sự kiện.
