Đàm phán kinh doanh là một trong những thành phần chính của kinh doanh hiện đại. Phần lớn phụ thuộc vào sự thành công của họ - sự phát triển của công ty, việc thu hút khách hàng và đối tác mới và tất nhiên, tiền lương của các nhà quản lý. Một nhân viên mới vào nghề càng sớm học cách cư xử đúng mực trong các cuộc họp kinh doanh quan trọng, thì anh ta càng sớm nhận được sự biết ơn của cấp quản lý và có được một tấm vé lên đỉnh của nấc thang sự nghiệp.
Chuẩn bị cho các cuộc đàm phán kinh doanh: những điều bạn cần biết và làm trước
Việc chuẩn bị cho một cuộc họp quan trọng cần một nhà quản lý có kinh nghiệm gần như nhiều thời gian hơn so với bản thân các cuộc đàm phán. Để tiến hành một cuộc trò chuyện đúng cách và thu hút sự quan tâm của các đối tác và khách hàng tiềm năng, bạn không chỉ cần biết rõ công ty của mình đang làm gì. Việc nghiên cứu công ty của đối tác hoặc khách hàng là rất quan trọng. Bạn cần tìm hiểu công ty đó kinh doanh gì, sản xuất mặt hàng gì, có bao nhiêu thương hiệu. Trong một cuộc trò chuyện kinh doanh, tất cả những điều này là rất quan trọng.
Trước những cuộc đàm phán quan trọng, cần chuẩn bị một cuốn sách về thương hiệu - một cuốn sách nhỏ có màu sắc kể về mọi thứ mà tổ chức thực hiện. Không nên có nhiều văn bản - chỉ những thông tin cần thiết nhất. Tốt hơn là bạn nên thêm nhiều hình ảnh - ảnh chụp sản phẩm đang được sản xuất, biểu đồ tăng trưởng lợi nhuận, v.v. Tập sách này là cần thiết cho sự rõ ràng và tốt hơn là diễn đạt phần lớn thông tin bằng lời.
Ngoài cuốn sách thương hiệu, bạn có thể cho người đối thoại xem một đoạn phim ngắn về công ty và đưa ra một bài thuyết trình trong đó trình bày những ưu điểm chính của việc hợp tác. Sau khi đàm phán, tốt hơn là nên chuyển tất cả tài liệu cho đối tác hoặc khách hàng dưới dạng điện tử để họ có thể một lần nữa làm quen với chúng tại văn phòng của mình và trình bày thành thạo hơn chủ đề đàm phán với cấp quản lý.
Đàm phán: những gì cần chuẩn bị
Nếu công việc chuẩn bị cho cuộc họp kinh doanh được thực hiện một cách chính xác và đúng số lượng, rất có thể sẽ không có bất ngờ trong cuộc đàm phán. Tuy nhiên, cần chuẩn bị cho thực tế là khách hàng và đối tác tiềm năng sẽ hỏi những câu hỏi không thuận tiện cho lắm. Ví dụ, về việc hợp tác với các công ty khác có chung hồ sơ với họ. Trong trường hợp này, tốt hơn là bạn nên giới hạn bản thân trong những cụm từ chung chung. Thông tin doanh nghiệp tiết lộ về đối thủ cạnh tranh có thể gây hại không chỉ cho hoạt động kinh doanh của họ mà còn cho công ty chủ nhà. Rất dễ mất khách hàng và đối tác do nói nhiều.
Nếu cuộc họp kinh doanh diễn ra trong khuôn viên của công ty, nước chủ nhà được giới thiệu trước. Sau đó - những vị khách đến đàm phán. Sau đó, bạn nên mời trà hoặc cà phê, phân phát tài liệu đã chuẩn bị trước và bắt đầu thảo luận về chủ đề của cuộc họp. Giai đoạn đầu tiên - tìm hiểu về công ty, các dịch vụ và sản phẩm của công ty - không cần phải trì hoãn. 10-15 phút là đủ. Sau đó, nếu khách không có thắc mắc, bạn có thể vào trực tiếp thông tin về các phương án có thể hợp tác.
Nếu các cuộc đàm phán kéo dài, tốt hơn là bạn nên tạm nghỉ trong một tiếng rưỡi. Cung cấp đồ uống và đồ ăn nhẹ cho người đối thoại của bạn. Sau 10-15 phút, bạn có thể tiếp tục đàm phán.
Nếu rõ ràng rằng khách chưa quá quan tâm đến việc hợp tác, hãy yêu cầu họ chia sẻ cách họ nhìn nhận mối quan hệ hợp tác lý tưởng. Sau đó, cố gắng trình bày công ty theo cách có lợi nhất cho người đối thoại. Đối thoại là một phần quan trọng của cuộc đàm phán thành công. Đối tác và khách hàng không nên cảm thấy rằng mọi thứ đã được quyết định. Họ cần được chứng minh rằng ý kiến của họ là vô cùng quan trọng và có ý nghĩa rất lớn đối với một sự hợp tác thành công.
Nếu các cuộc đàm phán đang kéo dài nhưng chúng vẫn không dẫn đến bất cứ điều gì, hãy lên lịch một cuộc họp khác sau một tuần rưỡi. Nhiều khả năng những người đối thoại không có quyền đưa ra quyết định độc lập, họ cần tham khảo ý kiến của cấp quản lý. Và lần sau, hãy cố gắng đảm bảo rằng không chỉ người quản lý đến tham gia cuộc đàm phán, mà cả một nhân viên lãnh đạo cũng có quyền nói câu cuối cùng là "có" hoặc "không".
Phân tích các cuộc đàm phán
Trong khi đàm phán, cần ghi vào sổ tay những luận điểm nào gây ra phản ứng rõ ràng nhất cho người đối thoại - cả tích cực và tiêu cực. Điều này sẽ giúp phân tích những gì cần tập trung trong cuộc họp tiếp theo, và làm thế nào để xây dựng mối quan hệ hợp tác hơn nữa với lợi ích tối đa cho cả hai công ty. Do đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian quý báu bằng cách không cung cấp cho khách hàng và đối tác các hoạt động hoàn toàn không thú vị đối với họ và tập trung sự chú ý của họ vào thực tế là khối lượng hợp tác hiệu quả có thể được tăng lên và mang lại lợi ích chắc chắn.
