Lưu trữ tài liệu đúng cách sẽ tránh được các vấn đề với việc tìm kiếm các hợp đồng phù hợp. Sau khi dành một ít thời gian để nộp hồ sơ chứng khoán, bạn sẽ chắc chắn rằng những thứ cần thiết sẽ luôn ở trong tầm tay một cách an toàn và lành mạnh.
Hướng dẫn
Bước 1
Để dễ dàng tìm thấy tài liệu bạn cần, hãy lập một sổ kế toán. Cung cấp cho hợp đồng một số và nhập nó vào sổ tay này. Ngoài số thứ tự, ghi ngày giao kết hợp đồng. Dòng trong nhật ký sẽ như sau: 1. Hợp đồng số 987DL ngày 23.03.2010. Bên cạnh đó, trong ghi chú, hãy chỉ ra nội dung của hợp đồng, nếu được yêu cầu bởi phong cách lưu trữ của công ty.
Bước 2
Tạo cho mỗi pháp nhân, nếu có một số pháp nhân trong tổ chức, sổ đăng ký tài liệu riêng của tổ chức đó. Sử dụng các ký hiệu thông thường để biểu thị chúng. Ví dụ: nhập các hợp đồng của LLC "Funny Pictures" là 987ВК. Và các hợp đồng từ OJSC "Murzilka" là 987M. Chỉ định các số một cách chặt chẽ để tránh nhầm lẫn.
Bước 3
Chỉ nộp hợp đồng vào một tập hồ sơ sau khi nó đã trải qua tất cả các giai đoạn phê duyệt, đã được ký bởi tổng giám đốc của hai bên và tất cả các con dấu đã được đóng lại. Chọn chất kết dính bìa cứng để giữ an toàn cho tài liệu của bạn. Tạo một thư mục riêng cho từng pháp nhân.
Bước 4
Để đưa hợp đồng vào bìa, hãy cẩn thận tháo kẹp giấy nối các tờ giấy. Đục lỗ mới bằng máy đục lỗ. Chèn tài liệu vào một thư mục và cố định nó bằng các tua kim loại. Tách một hợp đồng này với một hợp đồng khác bằng một tờ A4 trắng.
Bước 5
Có một cách khác để lưu trữ tài liệu. Mua một tập hợp các tệp trong suốt. Đặt từng hợp đồng vào một bìa riêng và bảo mật trong một thư mục.
Bước 6
Không chèn quá nhiều hợp đồng vào một thư mục - các tờ giấy có thể bị nhăn. Chất kết dính phải dễ dàng đóng lại để giấy không bị lòi ra ngoài.
Bước 7
Dành một ngăn riêng trên giá để đựng các cặp tài liệu. Ở cuối bìa, ghi rõ năm và pháp nhân mà các hợp đồng được ký kết. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các hợp đồng mình cần, nếu cần.
Bước 8
Không cần phải giữ các tập hồ sơ với các tài liệu được kết luận từ ba đến bốn năm trước. Đặt chúng trong hộp các tông chặt chẽ, ký năm và pháp nhân sở hữu hợp đồng. Gửi các gói hàng đến nhà kho. Tìm một nơi cất giữ đồ khô. Độ ẩm có thể giết chết chứng khoán.
