Một lá thư kinh doanh được sử dụng trong các công ty khi giao tiếp với đối tác, nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng. Tài liệu này đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra một hình ảnh tích cực về công ty. Vì vậy, cần phải soạn một bức thư thương mại một cách chính xác, thành thạo, rõ ràng, cũng như đơn giản và dễ hiểu. Nó phải đầy đủ thông tin và theo đuổi mục tiêu mà tổ chức cần đạt được từ người nhận. Để hiểu thư thương mại là gì, bạn cần xem kỹ cấu trúc của nó.
Ở góc bên phải của thư doanh nghiệp của bạn, hãy đặt logo của công ty bạn. Nếu công ty không có nó, hãy viết tên của tổ chức, cũng như địa chỉ pháp lý và các chi tiết bắt buộc, theo quy định, được ghi trên tem. Đây là TIN, KPP, tài khoản vãng lai, tài khoản đại lý, BIK và các thông tin khác về tài khoản và ngân hàng mà tài khoản đó được mở.
Sau logo và con dấu của công ty, hãy nhập dữ liệu cá nhân của người nhận nếu thư kinh doanh được gửi cho một người cụ thể. Khi tài liệu được gửi đến công ty, ghi tên của nó, địa chỉ của địa điểm.
Ở giữa tờ giấy bạn nên viết lời kêu gọi người nhận. Nếu bức thư được gửi đến một người cụ thể, hãy viết, chẳng hạn như sau: "Petr Efremovich thân mến!" Khi một bức thư được gửi đến một công ty, bạn có thể lựa chọn sau: "Kính gửi các đối tác!" Xin lưu ý rằng khi nói với người nhận, các từ không được rút gọn. Nếu bức thư mang tính chất cá nhân, bạn có thể viết nó như sau: "Gửi Yuri Albertovich!"
Trong phần nội dung của một bức thư kinh doanh, trước tiên hãy viết các sự kiện gây ra một tình huống cụ thể. Tiếp theo, cho biết mục đích của bức thư. Hãy xem xét phần này của tài liệu một cách cẩn thận. Rõ ràng, ngắn gọn, bằng một ngôn ngữ dễ tiếp cận, hãy viết một yêu cầu, lời mời, yêu cầu, đề nghị, phản hồi, lời chúc mừng, yêu cầu hoặc mục đích khác đã thúc đẩy bạn viết thư.
Sau đó, tóm tắt bức thư kinh doanh, nghĩa là, viết kết quả mà bạn muốn nhận được từ người nhận. Ví dụ, nếu bạn mời đối tác của mình đến một buổi giới thiệu hàng hóa, thì bạn nên nêu rõ như sau: "Chúng tôi hy vọng bạn đến thăm triển lãm, chọn sản phẩm phù hợp."
Trong một số trường hợp, các tài liệu được đính kèm với thư kinh doanh. Ví dụ, nếu bạn mời đối tác của mình tham dự một cuộc triển lãm, hãy đảm bảo gửi cho người nhận lời mời tham gia sự kiện này.
Hoàn thành thư công việc của bạn một cách chính xác. Thường được chấp nhận rằng bạn cần viết các từ: "Trân trọng …", sau đó cho biết dữ liệu cá nhân và địa chỉ liên hệ của người thay mặt tài liệu được soạn thảo.
