Nghi thức kinh doanh ngụ ý việc chuẩn bị chính xác các thư từ bằng văn bản. Và nếu các mẫu và tiêu đề của thư thương mại được soạn thảo một cách khá chuẩn, thì chữ ký trong thư từ sẽ không được chú ý đầy đủ. Để người nhận giải mã chính xác thông điệp của bạn, bức thư thương mại có hiệu lực pháp lý, cần phải trình bày chính xác và chính xác viên chức ở cuối bức thư công việc.
Hướng dẫn
Bước 1
Công văn phải được in trên một mẫu đặc biệt đáp ứng tiêu chuẩn. Ở đầu tờ giấy nên có các yếu tố cố định: tiêu đề thư (tên đầy đủ và viết tắt của công ty gửi, địa chỉ bưu chính và hợp pháp của nó, số điện thoại và fax, trang web), sau đó là văn bản chính sau, bên dưới - chữ ký của người phụ trách.
Bước 2
Trường chữ ký nằm ở góc dưới bên trái ngay bên dưới văn bản của thư kinh doanh. Trước dòng chữ ký ghi tên chức vụ của người ký thư và bảng điểm ghi rõ họ tên. Do thực tế là các bức thư thương mại luôn được viết trên tiêu đề thư của các tổ chức, không chỉ ra tên của chính tổ chức đó trong chữ ký. Ví dụ: Tổng giám đốc công ty truyền hình và phát thanh, chữ ký … A. P. Sidorov”.
Bước 3
Đôi khi yêu cầu phải đặt hai hoặc nhiều chữ ký dưới các thư thương mại nếu cần xác nhận tính hợp lệ của chữ ký đầu tiên hoặc trong các tài liệu đặc biệt quan trọng (các thư về các vấn đề tài chính và tín dụng cũng phải được xác nhận bằng chữ ký của kế toán trưởng của doanh nghiệp). Đặt các chữ ký một cách chặt chẽ bên dưới chữ ký kia theo trình tự tương ứng với thâm niên của chức vụ - từ cao nhất đến thấp nhất, ví dụ: Giám đốc Sở, chữ ký … P. V. Troparion
Kế toán trưởng, chữ ký … TS Sobanko.
Bước 4
Nếu thư phải có chữ ký của nhiều người giữ chức vụ ngang nhau / ngang nhau thì đặt chữ ký của họ ở cùng cấp, ví dụ: Trưởng phòng Tài chính, chữ ký… P. O. Ivanov, Trưởng phòng Nhân sự, chữ ký … K. O. Petrov.
Bước 5
Nếu tại thời điểm ký công văn mà không có viên chức nào ký tên vào nơi soạn thảo dự thảo, thì văn bản có quyền được ký bởi người đóng vai trò là cấp phó của họ. Cho biết chức vụ thực tế của người mà chữ ký sẽ có trong thư ("quyền" hoặc "phó") và họ của người đó. Bạn không thể ký các thư công việc bằng cách sử dụng giới từ "cho" hoặc dấu gạch chéo phía trước vị trí.
Bước 6
Tất cả các bản sao công văn, cả bản gửi đi và bản còn lại để lưu vào hồ sơ của các tổ chức, đều phải có chữ ký gốc của các cán bộ này. Chữ ký gốc trên tài liệu (và thư thương mại là tài liệu pháp lý) là cách chính để chứng thực nó. Nếu không có một chữ ký nào trên một công văn thì nó không có hiệu lực pháp lý.
