Đại hội được tổ chức để thảo luận về các vấn đề gây tranh cãi đòi hỏi các quyết định có tính đến ý kiến của đa số. Thông thường, các chủ đề chung được thảo luận ở đây, nhưng liên quan đến từng người được mời. Và các nghị quyết được thông qua tại đại hội có thể được thực hiện ngay lập tức mà không tính đến ý kiến của các bên quan tâm không tham gia biểu quyết hoặc chiếm thiểu số. Việc tổ chức một cuộc họp như vậy đòi hỏi sự chuẩn bị và thực hiện chất lượng cao để mọi quyết định được đưa ra đều có hiệu lực pháp lý.
Hướng dẫn
Bước 1
Chuẩn bị cho đại hội bao gồm một nghiên cứu chất lượng cao về các chủ đề sẽ được thảo luận. Đầu tiên, hãy lập một danh sách dưới tiêu đề chung là "Chương trình nghị sự". Tại đây, liệt kê các chủ đề theo từng mục, với mô tả chi tiết (nếu cần) và chỉ dẫn của người nói về các vấn đề cụ thể. Thảo luận với các diễn giả về khả năng trình bày của họ (nhận được sự đồng ý) vào thời gian quy định và các chi tiết cụ thể để thực hiện chủ đề (thời gian dành cho báo cáo), cũng như nhu cầu về thiết bị bổ sung (máy chiếu, v.v.).
Bước 2
Viết thông báo để thông báo cho nhóm về cuộc họp sắp tới. Nó phải cho biết thời gian và địa điểm của cuộc họp chung, chương trình nghị sự (một danh sách các chủ đề được đề xuất để thảo luận). Đăng quảng cáo của bạn ở những nơi công cộng mà các bên quan tâm có thể đọc được. Nếu có vấn đề liên quan đến những người cụ thể trong chương trình nghị sự, họ nên báo cáo cuộc họp riêng, đôi khi bằng văn bản (tùy thuộc vào mức độ quan trọng của vấn đề).
Bước 3
Ngay khi bắt đầu cuộc họp, công bố chương trình và mời cử tọa chọn một chủ tọa (người điều hành) và một thư ký để lập biên bản. Vấn đề cho mỗi ứng cử viên được đưa ra bỏ phiếu chung. Sau khi những người được đề nghị thông qua, chủ tọa được bầu tiếp tục điều hành cuộc họp. Theo thứ tự, anh ấy đề xuất các chủ đề từ chương trình nghị sự để thảo luận, mời các diễn giả phát biểu và đặt câu hỏi cho một cuộc bỏ phiếu.
Thư ký giữ biên bản cuộc họp, ghi lại cuộc thảo luận theo định dạng được thông qua để lưu hành tài liệu. Đầu tiên, cho biết tên của tổ chức (HOA, trường học, OJSC, v.v.), nơi cuộc họp được tổ chức, ngày, giờ và địa điểm tổ chức. Ở đây bạn cần báo cáo số lượng những người có mặt. Tiếp theo là phần "Chương trình làm việc", trong đó tất cả các chủ đề đã chuẩn bị trước đó sẽ được chuyển sang. Phần chính của biên bản mô tả diễn biến cuộc họp trong phần "Đã nghe". Cung cấp tên đầy đủ của người nói và phác thảo ngắn gọn nội dung chính của bài phát biểu. Phần cuối cùng mô tả các kết luận và quyết định được thực hiện, cho biết số phiếu bầu "ủng hộ" và "phản đối".
Bước 4
Cuối cuộc họp, biên bản có chữ ký của chủ tọa cuộc họp và thư ký. Các quyết định được đưa ra, nếu chúng không trái với luật hiện hành của Liên bang Nga, sẽ bị thi hành. Những người quan tâm không có mặt tại cuộc họp vì nhiều lý do khác nhau, nhưng có liên quan trực tiếp đến các vấn đề đang được xem xét, có thể được thông báo về các quyết định mà đại hội đã đưa ra.
