Công việc văn phòng được tổ chức đúng cách là một trong những yếu tố cấu thành nên công việc thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào (ngay cả một doanh nghiệp nhỏ). Thật vậy, ấn tượng đầu tiên của các đối tác kinh doanh phụ thuộc vào cách các tài liệu chính (đơn đặt hàng, hướng dẫn, thư từ, v.v.) được soạn thảo. Điều quan trọng nữa là các luồng tài liệu đến, đi và tài liệu nội bộ đi qua nhanh như thế nào.
Hướng dẫn
Bước 1
Một nhân viên cụ thể phải chịu trách nhiệm về quy trình làm việc tại doanh nghiệp. Nếu xí nghiệp không lớn lắm thì là thư ký, trợ lý thư ký. Nếu tổ chức bao gồm nhiều phân khu (đặc biệt nếu chúng có các địa điểm lãnh thổ khác nhau), thì dịch vụ cơ sở giáo dục mầm non được tổ chức (hỗ trợ tài liệu về quản lý).
Họ là những người phát triển các hướng dẫn của công ty cho công việc văn phòng, sửa đổi nó và thực hiện các thay đổi. Khi chuẩn bị tài liệu, bạn có thể lấy "Quy tắc làm việc văn phòng trong các cơ quan hành pháp liên bang" làm cơ sở.
Bước 2
Đây là một giai đoạn quan trọng, cốt yếu, bởi vì Sau khi thông qua các hướng dẫn về công việc văn phòng, các tài liệu trong doanh nghiệp phải tương ứng với một phong cách nhất định:
- vị trí của chi tiết (dọc, góc);
- phông chữ công ty;
- định dạng (khổ giấy, thụt lề).
Ngoài các biểu mẫu của doanh nghiệp, hướng dẫn cần phản ánh các vấn đề như tổ chức đăng ký văn bản đến / đi; tổ chức kiểm soát việc thi hành các văn bản, quyết định được thực hiện; chuẩn bị và chuyển tài liệu vào kho lưu trữ, v.v.
Bước 3
Việc hình thành các thư mục trong đó các tài liệu của một đối tượng nhất định được lưu trữ nên được thực hiện theo danh pháp của các trường hợp. Nó được phát triển bởi người phụ trách lưu trữ hồ sơ, trên cơ sở "Danh sách các tài liệu quản lý tiêu chuẩn được tạo ra trong các hoạt động của tổ chức, chỉ ra thời gian lưu trữ."
Bước 4
Do thực tế là công việc phát triển danh pháp của các trường hợp là rất lớn, đòi hỏi kiến thức sâu rộng, nên đúng hơn là tổ chức công việc với sự tham gia của đại diện các dịch vụ và phòng ban riêng lẻ. Họ lập danh sách các trường hợp (cũng cho biết thời gian lưu trữ), được hình thành trong dịch vụ hoặc bộ phận và cơ sở giáo dục mầm non lập danh sách tóm tắt các trường hợp cho doanh nghiệp.
Bước 5
Để tạo thuận lợi cho công việc liên quan đến tài liệu, ngày càng có nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS). Có thể chọn một EDMS hoạt động hiệu quả cho bất kỳ doanh nghiệp nào (với số lượng nhân viên là 7 hoặc 2000). Hiệu quả nhất về tỷ lệ giá cả / chất lượng hiện nay là các hệ thống như "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Nhưng ngay cả khi doanh nghiệp của bạn chưa thể mua EDMS, các chương trình Microsoft Office tiêu chuẩn sẽ giúp bạn. Sử dụng các phương tiện thông thường là Word, Excel, PowerPoint, hoàn toàn có thể tổ chức thiết kế các văn bản phù hợp với yêu cầu của bản sắc doanh nghiệp, thiết lập luồng văn bản điện tử.
