Công việc trong văn phòng được tổ chức như thế nào phụ thuộc vào năng suất của nhân viên, những người dành ít nhất 8 giờ trong đó mỗi ngày. Tổ chức văn phòng là một tổng thể các vấn đề từ lựa chọn đồ đạc cần thiết đến bảo mật thông tin, phải được giải quyết để đảm bảo công việc bình thường của tất cả nhân viên và công ty sở hữu nó.
Hướng dẫn
Bước 1
Văn phòng hiện đại được tổ chức theo nguyên tắc “không gian mở”, khi tất cả nhân viên đều nằm trong một không gian làm việc rộng rãi và sáng sủa, được phân chia thành các khu vực chức năng. Chúng tôi khuyên bạn nên mời một chuyên gia, người sẽ giúp bạn bố trí không gian văn phòng, xác định vị trí và cách thức các khu chức năng sẽ được bố trí, loại hình của chúng. Anh ta cũng sẽ có thể sắp xếp và bố trí tốt nhất nơi làm việc của người quản lý và nhân viên văn phòng theo các tiêu chuẩn vệ sinh và hợp vệ sinh. Cùng với anh ấy, bạn có thể lựa chọn những đồ nội thất cần thiết và trang bị không chỉ cho nơi làm việc mà còn là khu giải trí, nơi gặp gỡ khách hàng, đối tác.
Bước 2
Suy nghĩ về các vấn đề tiến hành công việc sửa chữa và bảo dưỡng trong văn phòng. Chúng sẽ được yêu cầu đối với máy tính và thiết bị văn phòng. Chọn các tổ chức dịch vụ mà bạn sẽ hợp tác về vấn đề này hoặc tổ chức bộ phận của riêng bạn trong công ty của bạn, nhiệm vụ của họ sẽ là tự giải quyết vấn đề này. Nếu bạn cần mua hàng tiêu dùng và văn phòng phẩm với số lượng lớn, thì hãy quyết định nhà cung cấp và chiết khấu mà họ sẽ cung cấp cho bạn.
Bước 3
Xem xét các cách cung cấp cho các nhà quản lý và nhân viên phương tiện đi lại, hệ thống lập kế hoạch du lịch và khả năng tối ưu hóa việc sử dụng đội phương tiện của công ty. Trao đổi với ban quản lý về việc bảo trì và bảo hiểm của xe do công ty sở hữu hoặc thuê.
Bước 4
Giải quyết vấn đề với bảo vệ văn phòng và tổ chức hệ thống an ninh. Vấn đề các biện pháp an toàn cũng rất quan trọng, bao gồm an toàn cháy nổ và các phương pháp sơ tán người dân trong trường hợp khẩn cấp.
Bước 5
Với các chuyên gia có trách nhiệm và ban lãnh đạo của công ty, giải quyết các vấn đề về bảo mật thông tin, quản lý các luồng thông tin nội bộ, kiểm soát truy cập và đảm bảo lưu giữ các bí mật chính thức và thương mại.
Bước 6
Hãy suy nghĩ về các vấn đề của công việc văn phòng - chúng sẽ được giải quyết bởi một người hoặc một bộ phận riêng biệt, hay những trách nhiệm này sẽ được giao thêm cho nhân viên của các bộ phận khác. Nếu cần thiết, tạo ra một hệ thống liên lạc chuyển phát nhanh nội bộ và bên ngoài và tổ chức công việc của các giao thông viên.
Bước 7
Tổ chức các bữa ăn công ty - căng tin hoặc quán cà phê của riêng bạn, việc sử dụng các điểm phục vụ của bên thứ ba, phục vụ ăn uống.
