Tất cả các tài liệu của tổ chức phải được lưu giữ trong kho lưu trữ. Ví dụ, Bộ luật thuế quy định rằng các tài liệu chính, giấy tờ xác nhận việc nộp thuế và những giấy tờ khác phải được bảo vệ trong bốn năm. Nhưng cũng có những tài liệu như vậy có thể bị hủy sau một năm, ví dụ như lịch trình đi nghỉ. Việc thải bỏ phải được thực hiện sau khi đạo luật đã được ban hành.
Hướng dẫn
Bước 1
Trước tiên, cần lưu ý rằng các tài liệu "đã phục vụ mục đích của chúng" chỉ có thể được đưa vào hành hành động chỉ trong năm 2016.
Bước 2
Trước khi lập một hành động và hủy tài liệu, hãy lập các bản kiểm kê phải được người đứng đầu tổ chức phê duyệt và lập một quy trình.
Bước 3
Bạn nên vẽ một hành động dưới dạng một bảng. Ở góc trên bên phải, ghi rõ các chi tiết của tổ chức. Sau đó viết “Tôi chấp thuận” bằng chữ in hoa bên dưới, ở một dòng đều, cho biết chức vụ bên dưới (giám đốc, tổng giám đốc, v.v.), sau đó là họ và tên viết tắt. Chỉ định ngày thực hiện hành động ngay cả bên dưới.
Bước 4
Sau đó, chỉ ra mục đích, ví dụ, để làm nổi bật các tài liệu hết hạn để tiêu hủy. Tiếp theo, liệt kê các lý do, ví dụ, "dựa trên danh sách các tài liệu tổ chức điển hình …"
Bước 5
Dưới đây là phần bảng, bao gồm tám cột. Đầu tiên là số sê-ri. Thứ hai là tên của tài liệu, ví dụ, lịch trình đi nghỉ hoặc thư từ về công việc với nhân sự. Thứ ba là ngày kết thúc, tức là những ngày được chỉ ra trong tài liệu sau cùng, ví dụ: lịch nghỉ kết thúc vào năm 2010, vì vậy bạn cần viết "2010". Bạn không cần phải chỉ định tháng ở đây.
Bước 6
Tiếp theo là cột với số lượng hàng tồn kho, nếu chúng không có ở đó, thì bạn có thể đặt dấu gạch ngang xuống. Sau đó đặt chỉ số của trường hợp theo danh pháp, ví dụ, đồ thị 05-20, trong đó 05 là chỉ số bộ phận và hai chữ số thứ hai là số thứ tự của trường hợp.
Bước 7
Sau đó, chỉ ra số lượng đơn vị lưu trữ, ví dụ: biểu đồ có thể ở trong một bản sao duy nhất, nhưng sự tương ứng với các khung ở số nhiều. Sau đó điền vào ô trống các thời hạn lưu trữ theo sách tham khảo. Ở cuối, nếu cần, hãy điền vào cột "ghi chú".
Bước 8
Sau phần bảng, hãy viết rằng các bản kiểm kê có sẵn và được phê duyệt bởi giao thức của người đứng đầu cho biết số và ngày biên soạn của nó.
Bước 9
Tiếp theo, tổng hợp tổng số, được thể hiện bằng số lượng tài liệu sẵn sàng tiêu hủy, ví dụ, trong giai đoạn 2006-2010, 234 mục đã được tiêu hủy.
Bước 10
Sau đó người quản lý kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu và ký vào tài liệu.
