Danh sách việc cần làm là một công cụ giúp công việc của bạn hiệu quả hơn. Ông sắp xếp các công việc trong ngày và theo lý thuyết, thúc đẩy họ hoàn thành chúng. Tuy nhiên, trong thực tế, một danh sách như vậy không phải lúc nào cũng hoạt động và không dành cho tất cả mọi người, vì phiên bản cổ điển không phù hợp với tất cả mọi người. May mắn thay, có những lựa chọn thay thế.
Danh sách nhiệm vụ trong tiếng Anh được gọi là to-do-list, tên này cũng đã được chuyển sang tiếng Nga và được sử dụng cùng với thông thường. Và năm cách nguyên bản nhất để duy trì danh sách bao gồm:
- Nguyên tắc "1-3-5";
- Mục tiêu hằng ngày;
- Chống việc cần làm;
- Hệ thống năng suất Zen;
- Danh sách dừng.
Nguyên tắc 1-3-5 thay đổi cơ sở của lập lịch tác vụ cổ điển. Thông thường, nó đi theo các số từ 1 đến vô cùng. Và trong "1-3-5", bạn chỉ cần viết ra một nhiệm vụ chính mỗi ngày. Thêm vào đó là 3 lực lượng có tầm quan trọng và khối lượng trung bình, và 5 lực lượng nhỏ. Những cái nhỏ - những cái có thể bị hoãn lại đến ngày mai nếu hôm nay không đủ sức. Danh sách "1-3-5" được viết vào buổi tối, để sau đó vào buổi sáng, bạn có thể xem những gì có trong chương trình làm việc.
Nếu công việc năng động và không có cơ hội để đoán nhiệm vụ sẽ là gì, bạn có thể để trống gấp ba hoặc gấp ba. Điều này làm cho danh sách trở nên linh hoạt.
Bullet Journal là một hệ thống sắp xếp lịch giấy cũng như một bảng kế hoạch điện tử. Để sử dụng nó, bạn cần:
Đánh số trang của nhật ký.
- Trên trang đầu tiên, hãy tạo một mục lục sẽ giúp bạn tìm thấy dữ liệu bạn cần trong suốt nhật ký.
- Tạo lịch cho một tháng từ các sự kiện có thể sẽ không thay đổi.
- Trên một trang khác, hãy tạo danh sách việc cần làm cho tháng này.
- Điều quan trọng là sử dụng các ghi chú trong danh sách cho tháng, cho tuần và cho ngày.
- Nhưng điều quan trọng nhất là ghi số trang vào mục lục.
Chống việc cần làm chạy song song với danh sách việc cần làm cổ điển. Điều này được thực hiện để duy trì động lực. Mọi người đánh mất nó khi họ thấy rằng trong số 10 kế hoạch họ chỉ làm được 5 điều. Việc chống lại việc làm theo nguyên tắc trong mọi trường hợp đều hỗ trợ động lực, bởi vì những gì đã làm đã được ghi vào danh sách như vậy.
Ví dụ, một người dự định viết ba bài báo, treo lại rèm cửa, dắt chó đi dạo và đưa cô ấy đến bác sĩ thú y. Và vào buổi tối, theo danh sách nhiệm vụ cổ điển, anh ta thấy rằng anh ta không có thời gian để viết một trong số ba bài báo và không đến gặp bác sĩ thú y. Nhưng, nhìn vào việc chống chế, người này phát hiện ra rằng anh ta viết 2 trong 3 bài báo trong một ngày, kéo rèm cửa và dắt chó đi dạo. Anh ấy rất vui. Và anh ấy muốn làm nhiều hơn nữa vào ngày mai. Động lực vẫn tồn tại.
Hệ thống Năng suất Zen là một kỹ thuật nâng cao hiệu suất cá nhân. Để sử dụng nó, bạn cần:
- Phân chia danh sách công việc theo các lĩnh vực: công việc, bài tập, công việc gia đình, v.v. Và trong mỗi danh sách này, chỉ nhập những nhiệm vụ có liên quan đến lĩnh vực của nó.
- Các danh sách cần được cập nhật liên tục. Vì vậy, lời khuyên cho bạn là nên luôn mang theo điện thoại, máy tính bảng hoặc sổ tay để ghi lại những công việc hoặc ý tưởng bất chợt nảy sinh.
- Các nhiệm vụ phải thực sự phù hợp và quan trọng.
Một hệ thống như vậy cho phép bạn tập trung vào hành động và lập kế hoạch ngay bây giờ, trong thời gian thực.
Danh sách dừng, có vẻ như thoạt nhìn, về bản chất của chúng hoàn toàn trái ngược với việc lập kế hoạch việc cần làm. Tuy nhiên, trên thực tế không phải như vậy.
Danh sách dừng dựa trên việc chống lại thói quen tiêu tốn thời gian. Điểm mấu chốt là danh sách như vậy nên bao gồm những điều mà mọi người muốn loại bỏ: không ăn đồ ngọt vào ban đêm, bỏ hút thuốc, không sử dụng mạng xã hội, v.v. Phiên bản này của danh sách giúp bạn không chỉ có thể loại bỏ những thói quen không cần thiết mà còn biết được điều gì đã kéo một người xuống.
Nếu bạn thường xuyên lập danh sách dừng, bạn có thể đọc chúng vào cuối năm và đánh giá mức độ tiến bộ đã đạt được trong thời gian này. Tuy nhiên, để một trang tính như vậy hoạt động tốt, cần phải tính đến thời điểm: tính xem mỗi thói quen xấu cần bao nhiêu thời gian và đặt ra thời hạn cho nó. Ví dụ: không quá 2 điếu thuốc mỗi ngày hoặc không quá 20 phút cho phương tiện truyền thông xã hội. Nên giảm dần giới hạn.
