Mỗi tổ chức cần lưu giữ hồ sơ về hợp đồng lao động với người lao động. Đây là văn bản nội bộ, nhưng thanh tra lao động có thể kiểm tra sự tồn tại và duy trì của nó bất cứ lúc nào, và nếu phát hiện vi phạm, người sử dụng lao động sẽ gặp rắc rối. Tuy nhiên, việc lưu giữ hồ sơ này không quá khó, điều quan trọng là phải làm nó một cách kịp thời và tuân thủ các yêu cầu tối thiểu về hình thức.
Nó là cần thiết
- - quy định về việc đăng ký hợp đồng lao động;
- - Nhật ký đăng ký hợp đồng lao động.
Hướng dẫn
Bước 1
Cần bắt đầu bằng việc xây dựng và thông qua quy chế hạch toán hợp đồng lao động. Đây là một tài liệu chung có thể dễ dàng tìm thấy và tải xuống trên Internet và sau đó được chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Ví dụ, về nguyên tắc ấn định một con số cho chính tài liệu khi kết thúc và các mục trong nhật ký hợp đồng lao động. Trong trường hợp thứ hai, không có yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt. Người sử dụng lao động có thể bắt đầu một tạp chí mới hàng năm, bắt đầu đánh số các tài liệu đã nhập vào đó từ một, hoặc giữ sổ đăng ký này cho đến khi hết trang và bắt đầu một tạp chí mới từ số sau số cuối cùng của tạp chí trước. Điều này đặc biệt thuận tiện cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi số lượng nhân viên và hợp đồng với họ ít.
Bước 2
Tài liệu được in trên giấy tiêu đề của tổ chức cho biết tên và vị trí của tổ chức.
Ở phần trên có một vị trí cho thị thực của người quản lý: từ "Tôi chấp thuận", bên dưới là trường cho ngày tháng, chữ ký (sau tên của chức vụ của người quản lý) và giải mã của nó. Con dấu của tổ chức cũng được đặt tại đây. Nếu có bộ phận pháp chế hoặc dịch vụ tại doanh nghiệp thì tài liệu được bộ phận này xác nhận. Một biểu mẫu ghi nhật ký cũng được đính kèm với nó. Nếu có nhiều trang (và trường hợp này thường xảy ra) thì được khâu lại, đóng dấu giáp lai chữ ký của người có trách nhiệm kèm theo mã số, chức vụ, ngày tháng năm và dấu của doanh nghiệp.
Bước 3
Sau khi Quy chế được phê duyệt, cần bắt đầu tự ghi nhật ký theo đúng các yêu cầu quy định trong Quy chế. Theo quy định, nó chứa thông tin về số hồ sơ, ngày ký kết hợp đồng, chức vụ, họ, tên và tên họ của nhân viên, ngày nhập cảnh, căn cứ để lập hồ sơ (lệnh của người quản lý tuyển dụng), dữ liệu về những thay đổi và chấm dứt hợp đồng với ngày tháng và căn cứ. Tại đây người lao động ký rằng anh ta đã nhận được bản sao hợp đồng lao động của mình.
