Mặc dù thực tế đã có những người cung cấp thông tin điện tử và bộ tổng hợp giọng nói cho phép bạn tự động hóa giao tiếp với khách hàng và khách hàng, nghề điều phối viên vẫn đang được yêu cầu. Nhân viên điều độ điện thoại là một vị trí có trách nhiệm và quan trọng trong nhiều doanh nghiệp liên quan đến vận tải hành khách và hàng hóa.
Điều phối viên để làm gì?
Nhân viên điều phối trả lời điện thoại của khách hàng, nhận đơn đặt hàng và tư vấn cho họ là một mắt xích quan trọng và trung gian giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ. Cách anh ta làm việc phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ sẽ như thế nào và liệu khách hàng có quay lại với công ty này hay không.
Hầu hết các công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải hành khách và hàng hóa sử dụng phần mềm đặc biệt hoặc cơ sở dữ liệu cơ bản được duy trì bằng bảng tính trong công việc của dịch vụ điều phối. Người điều phối, có nhiệm vụ bao gồm tư vấn cho khách hàng về kế hoạch thuế quan, v.v., chấp nhận đơn đặt hàng, nhập đơn đặt hàng đó vào cơ sở dữ liệu, tạo thành một ứng dụng điện tử và do đó kết nối hệ thống cảnh báo lái xe. Người đảm nhận việc thực hiện lệnh cũng được nhập vào cơ sở dữ liệu. Nhân viên điều độ có nghĩa vụ theo dõi tình trạng đơn hàng, giữ liên lạc với cả khách hàng và tài xế, sẵn sàng ứng phó với những trường hợp bất khả kháng bất cứ lúc nào và kịp thời đưa ra quyết định thay thế tài xế hoặc từ chối đơn hàng.
Trách nhiệm của người điều phối hàng hóa rộng hơn nhiều. Anh ta cần tìm kiếm các đơn đặt hàng và tải xuống trong lãnh thổ được kiểm soát, bao gồm cả các đơn hàng quốc tế. Để đạt được điều này, anh ta phải duyệt qua một lượng lớn thông tin trên Internet và thực hiện nhiều cuộc điện thoại. Để tránh trường hợp xe của công ty chạy rỗng trên tuyến vận tải liên tỉnh, cần phải tìm đơn hàng, thương lượng với khách hàng và cho đến khi hàng hóa được giao đến nơi, liên tục liên lạc với tài xế và khách hàng, thực hiện kiểm soát hoạt động.
Yêu cầu về người điều phối
Không có yêu cầu đặc biệt nào về trình độ học vấn trong nghề này, nhưng bất kỳ nhân viên điều phối nào cũng cần có kiến thức tốt về kiến thức cơ bản về tin học, cũng như một số phẩm chất cá nhân, nếu không có thì đơn giản là không có gì để làm trong nghề này. Những đặc điểm tính cách này bao gồm khả năng học tập tốt, chú ý và cẩn thận, có trách nhiệm và khả năng chống lại căng thẳng. Ngoài ra, công việc của một nhân viên điều phối thường xuyên giao tiếp với mọi người sẽ đòi hỏi tài ăn nói có năng lực và khả năng diễn đạt tốt, khả năng trình bày thông tin ngắn gọn và logic. Hiệu quả cao và một vị thế sống năng động, cũng như khả năng kiểm soát bản thân và luôn giữ lịch sự và nhân từ, đồng thời có thể dừng các cuộc trò chuyện và tranh chấp không cần thiết, sẽ không bị tổn thương.
