Kết quả của các cuộc họp yêu cầu ghi lại tài liệu dưới dạng biên bản. Khi soạn thảo tài liệu này, điều quan trọng là phải phản ánh được điểm chính của cuộc thảo luận, trình bày toàn bộ cuộc thảo luận một cách cô đọng nhất có thể.
Biên bản được lập sau cuộc họp bởi thư ký cuộc họp, người này phải ghi chú trong quá trình thảo luận hoặc ghi chép bằng máy đọc chính tả. Phương án thứ hai là tối ưu nhất để giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra.
Về mặt trực quan, tài liệu bao gồm các phần sau:
- thông tin chung;
- chương trình của cuộc họp;
- thảo luận và đưa ra quyết định.
Thông tin chung
Khối thông tin này bao gồm tiêu đề, địa điểm (thành phố, ngày, giờ diễn ra cuộc họp), danh sách những người có mặt. Tiêu đề của cuộc họp là tiêu đề. Ví dụ, một cuộc họp của nhóm làm việc về vấn đề nhân sự. Khối ngày và giờ cho biết thông tin về cuộc họp được tổ chức trực tiếp chứ không phải về ngày ký giao thức.
Nếu cuộc họp được tổ chức bởi một cơ cấu thường trực (ủy ban, nhóm làm việc, v.v.), thì thông tin chung cho biết họ tên của chủ tọa thường trực và thư ký của cuộc họp.
Khi lập danh sách những người có mặt, cần ghi rõ tên chức vụ, nơi làm việc của những người được mời. Khối thông tin này bắt đầu bằng từ "Hiện tại". Trong trường hợp cuộc họp đưa ra biểu quyết, thì những người có mặt trong biên bản được chia thành hai nhóm - có quyền biểu quyết và không có quyền tham gia biểu quyết.
Chương trình họp
Chương trình của cuộc họp được lập trước cuộc họp. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp ngoại lệ, ví dụ - đối với các cuộc họp khẩn cấp. Khối này liệt kê các vấn đề của cuộc họp mà không chỉ định các diễn giả và thời hạn cho các báo cáo. Ngay cả khi cuộc họp được triệu tập để thảo luận về một vấn đề, nó không được đưa vào tiêu đề của tài liệu, nhưng được soạn thảo dưới dạng một chương trình nghị sự.
Tùy thuộc vào thời hạn của bài phát biểu, chương trình được trình bày có thể được tự động thông qua hoặc đưa ra biểu quyết bởi chủ tọa. Trong trường hợp này, cuộc thảo luận bắt đầu với câu hỏi về việc thông qua chương trình của cuộc họp. Nếu không có ý kiến phản đối, thì trong biên bản, quyết định đó được chính thức hóa như sau: "Vấn đề đồng ý chương trình nghị sự đã được đưa ra biểu quyết." Sau đây là kết quả biểu quyết theo hình thức: "Đã biểu quyết: tán thành - (số phiếu), phản đối - không, bỏ phiếu trắng - không."
Thảo luận và ra quyết định
Khối câu hỏi lớn nhất được dành để phản ánh diễn biến của cuộc thảo luận. Mỗi vấn đề trong chương trình nghị sự được đặt trong một khối riêng biệt, bắt đầu bằng từ ngữ trong chương trình. Tiếp theo là nội dung của báo cáo, được trình bày dưới dạng sau: “Đã nghe: (họ tên của người phát biểu)”. Những người phiên âm có kinh nghiệm khuyên bạn không nên phiên âm các bài phát biểu mà hãy để ý nghĩa chung chung, có thể diễn đạt thành một vài câu. Nếu điều quan trọng là phải bảo toàn ý nghĩa của hầu hết báo cáo, thì bạn có thể trích dẫn luận văn của bài phát biểu hoặc các đoạn trích từ bài thuyết trình trong phụ lục của nghị định thư, tham chiếu đến nó trong văn bản của tài liệu.
Điều tương tự cũng áp dụng cho sự phản ánh của quá trình thảo luận. Nếu một số diễn giả tuân thủ cùng một quan điểm, thì bài phát biểu của họ có thể được chính thức hóa ở dạng sau: “Người phát biểu (họ tên của người phát biểu) ủng hộ ý kiến của người nói”.
Kết quả của mỗi câu hỏi, một giải pháp phải được xây dựng. Nó nên được chuẩn bị trước trong các dự thảo quyết định hoặc do chính những người tham gia cuộc họp xây dựng trong quá trình thảo luận. Các quyết định được đưa ra dưới dạng các công thức cụ thể, phải được trình bày rõ ràng và chính xác. Những người tham gia cuộc họp có thể đưa ra quyết định về các bài phát biểu thuần túy cung cấp thông tin.
Nếu cuộc họp quy định một cuộc biểu quyết, thì biên bản sau mỗi vấn đề phải có kết quả của nó: “Quyết định đã được nhất trí”, “Quyết định được đưa ra bởi đa số phiếu”, “Quyết định không được đưa ra”. trong trường hợp vấn đề được đưa ra khỏi cuộc thảo luận, hoãn sang cuộc họp khác hoặc không được xem xét do vắng mặt người phát biểu.
Cuối cùng, biên bản có chữ ký của cán bộ chủ trì và thư ký, nếu cần thiết có dấu xác nhận của tổ chức triệu tập cuộc họp.
