Một cuộc họp là một hình thức giao tiếp kinh doanh rất quan trọng và có trách nhiệm; nó không chỉ là một cuộc họp mà các ý kiến được trao đổi. Theo thông lệ, cuộc họp được chuẩn bị trước và chủ đề của cuộc họp được dành cho giải pháp của một hoặc một số vấn đề cần được thảo luận tập thể để loại bỏ cách giải thích mơ hồ của họ và đi đến thống nhất. Vì vậy, việc lưu giữ biên bản cuộc họp là rất quan trọng, nó sẽ ghi lại chi tiết diễn biến của cuộc họp và các quyết định đã được đưa ra.
Hướng dẫn
Bước 1
Cơ sở để thực hiện các biên bản là các ghi chú dự thảo, mà trong cuộc họp được giữ "bằng tay" bởi một thư ký được chỉ định đặc biệt. Về cơ bản, bản ghi hoặc bản ghi âm của cuộc họp và những tài liệu do những người tham gia chuẩn bị cũng có thể được sử dụng: tóm tắt báo cáo, ghi chú thông tin, dự thảo quyết định, chương trình nghị sự và danh sách những người được mời.
Bước 2
Trong giao thức, hãy nhớ chỉ ra tên của tổ chức, số và ngày tháng và loại tài liệu. Phần cuối của nó phải có chữ ký của thư ký và những người tham gia cuộc họp, từ đó xác nhận tính đúng đắn của nội dung của nó.
Bước 3
Nội dung của biên bản cuộc họp cần bao gồm phần mở đầu và phần chính. Trong phần giới thiệu, liệt kê tên của chủ tọa và thư ký cuộc họp, liệt kê các cán bộ tham gia. Nếu con số này nhiều hơn 15, thì một danh sách riêng biệt sẽ được lập, trong đó đảm bảo cung cấp một liên kết trong văn bản. Trong phần giới thiệu, cũng liệt kê tất cả các mục của chương trình được thảo luận tại cuộc họp, cho biết người nói và vị trí của anh ta. Các vấn đề được đưa lên chương trình nghị sự theo thứ tự quan trọng, bắt đầu từ việc khẩn cấp nhất.
Bước 4
Trong phần chính của nghi thức, mỗi câu hỏi được đưa ra riêng biệt, mỗi câu hỏi có một sơ đồ trình bày: câu hỏi nào đã được nghe, ai đã nói, điều gì đã được quyết định hoặc đã quyết định. Trong phần "Đã nghe", cho biết tên của người nói và tóm tắt ngắn gọn về bài phát biểu của họ hoặc liên kết đến văn bản của họ, nếu nó có sẵn ở dạng giấy.
Bước 5
Trong phần “Diễn giả”, liệt kê danh sách các diễn giả và phác thảo bản trình bày ngắn gọn của họ, bao gồm cả các câu hỏi cho diễn giả. Trong phần "Đã giải quyết", hãy viết ra quyết định được thực hiện dựa trên thành tích của vấn đề này. Công thức hóa nó ngắn gọn và rõ ràng, bản chất của nó không nên cho phép diễn giải và mơ hồ. Trong trường hợp câu hỏi được đưa ra biểu quyết, hãy phản ánh kết quả.
Bước 6
Ký tên và ghi ngày vào biên bản. Ngày của nó là ngày diễn ra sự kiện, được phản ánh trong giao thức chứ không phải ngày tạo tài liệu này.
