Quyết định của bất kỳ cuộc họp nào chỉ có giá trị pháp lý nếu được chính thức hóa trong biên bản. Tất nhiên, biên bản họp phụ huynh, họp chủ nhà hay họp cổ đông khác nhau về nội dung, nhưng yêu cầu về hình thức thì luôn gần giống nhau.
Viết trên bản nháp
Không phải lúc nào việc gõ trên máy tính trong cuộc họp cũng thuận tiện, vì vậy, biên bản có thể được viết trên bản nháp trước. Một số thông tin có thể được nhập trước khi cuộc họp bắt đầu. Bên trên viết từ "Biên bản", ngay bên dưới - tên cuộc họp và ngày tháng. Ở phía dưới bên trái, viết từ "Đã tham dự". Nếu một quyết định được dự kiến sẽ được đưa ra bởi đa số đủ điều kiện hoặc đơn giản trong danh sách, hãy cho biết số lượng người đáng lẽ phải có mặt. Điều này rất quan trọng, ví dụ như khi họp chủ nhà phải quyết định cách quản lý nhà, thu tiền sửa chữa lớn, v.v. Viết chương trình làm việc của bạn bên dưới. Nếu bạn có ý định thảo luận những vấn đề mà bạn chưa biết, hãy thêm mục "Linh tinh". Trong một số trường hợp, thời hạn nên được chỉ định.
Sau khi cuộc họp bắt đầu
Viết ra có bao nhiêu người có mặt và nên có bao nhiêu người. Trong chương trình làm việc, hãy viết từ “Đã nghe” và đặt dấu hai chấm. Viết ra các câu hỏi, tên của các diễn giả và tóm tắt các bài phát biểu, từng điểm một. Diễn giả có thể được yêu cầu gửi trước bài phát biểu của họ. Ghi vào biên bản các câu hỏi được hỏi cho từng người thuyết trình và câu trả lời. Đối với các giải pháp, chúng có thể được nhập sau mỗi câu hỏi hoặc dưới dạng một khối duy nhất ở cuối giao thức. Đảm bảo cho biết có bao nhiêu người đã bỏ phiếu "ủng hộ", "phản đối", bao nhiêu người bỏ phiếu trắng. Dưới các quyết định, ghi tên của chủ tịch và thư ký, và ghi ngày tháng. Trong một số trường hợp phải ghi rõ tên của tất cả các thành viên của đoàn chủ tịch.
Nhập văn bản trên máy tính
Khi đánh máy vi tính, thư ký thường soạn thảo văn bản. Cố gắng chỉnh sửa để nó không bị phá vỡ ý nghĩa. Điều này đặc biệt đúng đối với các quyết định. Không có biểu mẫu thống nhất cho việc đăng ký các giao thức, nhưng các quy tắc sau thường được áp dụng:
- văn bản được đánh ở kích thước 14 điểm với một hoặc một khoảng cách rưỡi;
- căn chỉnh của văn bản chính - trên cả hai mặt;
- căn chỉnh tiêu đề - căn giữa, số lượng người tham dự - bên phải;
- đoạn văn bắt đầu bằng một dòng màu đỏ.
Nhập văn bản, đừng quên để lại khoảng trống cho chữ ký của chủ tọa và thư ký, cũng như đặt bảng điểm của các chữ ký. Đặt ngày ở dưới cùng. In biên bản và để chủ tọa và thư ký ký tên. Có trường hợp họp vắng mặt. Trong trường hợp này, văn bản của các bài phát biểu không được viết. Phần còn lại của giao thức được vẽ theo cách tương tự.
