Vào cuối cuộc họp, một đề cương cần được soạn thảo để ấn định chương trình cuộc họp, các quyết định được đưa ra, các điều kiện mà chúng sẽ được thực hiện, v.v. Điều quan trọng là phải lập biên bản ngay sau cuộc họp., và không hoãn lại "cho đến sau này." Thật tốt nếu một thư ký chuyên nghiệp có thể giữ biên bản. Tuy nhiên, nếu trường hợp này không xảy ra, những người khác biết các quy tắc nhất định về lưu giữ biên bản cuộc họp cũng có thể làm điều này.
Hướng dẫn
Bước 1
Người lập biên bản cuộc họp phải biết tất cả các quyết định của các cuộc họp đã qua để hiểu logic của các quyết định được đưa ra. Nếu bạn đang lập biên bản trong một cuộc họp, hãy sao chép biên bản của một số cuộc họp trước đó. Tại cuộc họp, lập tức ghi lại các mục trong chương trình làm việc.
Bước 2
Bên cạnh mỗi mục trong chương trình, hãy viết ra bất kỳ suy nghĩ nào đã được bày tỏ trong cuộc họp. Điều này có thể được thực hiện trong thời gian ngắn, bởi vì biên bản sẽ được hoàn thành không phải trong cuộc họp, mà là sau đó. Điểm của những ghi chú này là với chúng, bạn sẽ không bỏ lỡ một suy nghĩ quan trọng nào được thể hiện. Đồng thời ghi tên những người lên tiếng để nhớ xem ai đã nói gì và về chủ đề gì. Chỉ viết sự kiện từ các tuyên bố, không phải ý kiến cá nhân hoặc giả định.
Bước 3
Việc thực thi giao thức phải diễn ra ngay sau cuộc họp, để các điểm quan trọng không bị quên hoặc các bản ghi không bị mất. Biên bản nên mô tả ngắn gọn về cuộc họp theo phong cách kinh doanh. Để làm điều này, hãy sử dụng cách nói gián tiếp, viết mọi thứ ở thì quá khứ: "II Ivanov lưu ý rằng …".
Bước 4
Nội dung của giao thức phải bao gồm:
1. "mũ" chỉ mục đích và ngày của cuộc họp, đôi khi cũng cho biết thời gian bắt đầu cuộc họp;
2. danh sách những người có mặt và không có mặt;
3. tóm tắt các quyết định được thực hiện - chỉ ra những người khởi xướng các quyết định này.
