Thư ký là một nhân viên văn phòng có nhiệm vụ bao gồm nhận cuộc gọi điện thoại, biết cách làm việc với máy tính, giao tiếp với mọi người, lưu giữ hồ sơ kinh doanh và hơn thế nữa. Có rất nhiều huyền thoại về nghề thư ký - nhưng chính xác thì thế nào là một thư ký giỏi?
Kỹ năng cơ bản
Để làm thư ký, không yêu cầu bằng tốt nghiệp của một cơ sở giáo dục đại học - các khóa học chuyên ngành là khá đủ, nơi thư ký tương lai học giao tiếp và phép xã giao trong kinh doanh, đọc tốc độ, công việc văn phòng, tâm lý học thực hành, tốc ký và đánh máy. Ngoài ra, các khóa học dạy những điều cơ bản về cách làm việc trong 1C, và cũng dạy cách sử dụng ATS mini và thiết bị văn phòng. Nếu không có tất cả những kỹ năng này, một thư ký không thể được coi là một nhân viên giỏi.
Điều rất quan trọng đối với một thư ký giỏi là phải có sự cảm nhận tinh tế về tâm lý của người khác và có khả năng chống chọi với những căng thẳng khác nhau.
Vì thư ký là nhân viên kinh doanh của công ty nên anh ta phải có ngoại hình dễ chịu, phong độ và gu thẩm mỹ tốt. Nếu không có khả năng ăn mặc đẹp, ứng xử trong xã hội và tài ăn nói, người thư ký sẽ không thể tạo được ấn tượng tốt với khách hàng của công ty mà anh ta đang làm việc - do đó, hình ảnh của công ty sẽ không được coi trọng. Trên thực tế, nhiệm vụ chính của một thư ký giỏi là tổ chức công việc của sếp và toàn bộ văn phòng một cách hiệu quả và hiệu quả.
Đặc điểm của nghề
Nhiều người tin rằng công việc của thư ký là pha cà phê, nộp tài liệu để xin chữ ký và trả lời cuộc gọi. Đây là một ảo tưởng - nhiệm vụ của nghề này bao gồm giám sát công việc của lễ tân, thực hiện các thư từ kinh doanh, tham gia vào các sự kiện văn phòng và không chi nhánh khác nhau, và giao tiếp với những khách hàng lo lắng. Ngoài ra, một thư ký giỏi thường đóng vai trò là người quản lý văn phòng và thậm chí là một nhà tâm lý học, người sẽ có thể hạ nhiệt tình hình trong nhóm.
Thông thường, các thư ký điều hành được gọi là “hồng y” vì họ có khả năng ảnh hưởng vô hình đến công việc của công ty và các quyết định của sếp.
Thông thường, phụ nữ trở thành thư ký, vì họ linh hoạt và kiên cường hơn về mặt cảm xúc. Ngoài ra, họ còn nhạy bén hơn - nắm bắt được tâm trạng của sếp và đồng đội giúp ích rất nhiều trong công việc. Nếu thư ký đủ thông minh và chuyên nghiệp, người quản lý có thể tìm đến anh ta để xin lời khuyên và lắng nghe anh ta. Thư ký là người có thể tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của sếp bằng cách tổ chức tốt nơi làm việc và cung cấp thông tin cần thiết kịp thời. Đồng thời, các thư ký không có sự phát triển trong sự nghiệp, vì một trợ lý điều hành giỏi có giá trị bằng vàng. Tuy nhiên, kết quả là, người thư ký có được kinh nghiệm và kiến thức vô giá về các quy trình kinh doanh, mà trong tương lai có thể giúp anh ta bắt đầu sự nghiệp bằng một nghề khác.
