Hầu hết các tổ chức có tài liệu được lưu trữ trong nhiều thập kỷ. Để chứng khoán của bạn không bị mất hoặc nhăn nheo, hãy gửi chúng vào các thư mục bằng nhựa hoặc bìa cứng. Trước khi thực hiện việc này, hãy chắc chắn chỉ định số riêng của nó cho mỗi hợp đồng. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy nó hơn khi cần.
Hướng dẫn
Bước 1
Để dễ dàng tìm được hợp đồng phù hợp, hãy lập sổ sách kế toán. Lấy một cuốn sổ vuông dày. Đánh số tờ đầu tiên. Cung cấp một số bảo mật và ghi nó vào nhật ký này. Số chỉ có thể bao gồm các số, ví dụ 345. Hoặc có các chữ cái - 123-ID. Thêm vào đó, hãy nhập ngày giao kết hợp đồng. Dòng trong nhật ký sẽ như sau: 1. Hợp đồng số 345-Id ngày 2011-03-23. Trong phần ghi chú, hãy chỉ ra bản chất của giao dịch, nếu được yêu cầu bởi kiểu tài liệu của công ty.
Bước 2
Khi có nhiều hơn một pháp nhân trong tổ chức, hãy chuẩn bị nhật ký hợp đồng của riêng họ cho từng pháp nhân. Sử dụng các ký hiệu thông thường để chỉ định. Ví dụ: ghi các tài liệu của LLC "Three Bears" là 456-TM. Và đánh dấu các hợp đồng từ OJSC "Sói và Cô bé quàng khăn đỏ" 876-VKSH. Các con số nên ghi vào sổ tay theo thứ tự để không bị nhầm lẫn.
Bước 3
Ngay cả khi mỗi bộ phận của công ty tham gia vào việc thực hiện và phê duyệt các chứng từ, cần có một sổ kế toán các hợp đồng. Nếu không, số lượng tài liệu sẽ được lặp đi lặp lại, điều này sẽ mang lại sự bất hòa trong hoạt động của công ty. Hướng dẫn thư ký hoặc quản lý văn phòng ghi nhật ký này. Không cho nhân viên đóng dấu hoặc ký tên với Giám đốc điều hành cho đến khi mã số nhận dạng đã được chỉ định cho nhân viên đó.
