Phép xã giao là một khái niệm đa nghĩa, có những quy tắc ứng xử trong xã hội, tại bàn ăn hay nơi công cộng. Ngoài ra còn có một thứ gọi là nghi thức kinh doanh, cụ thể là nghi thức viết văn bản kinh doanh. Danh tiếng của công ty phần lớn phụ thuộc vào cách thức tiến hành trao đổi thư từ với khách hàng, nhân viên và đối tác.
Quy tắc chung của thư tín kinh doanh
Văn bản nói rất khác với miệng, đặc biệt là thư từ kinh doanh. Thực tế hiện đại cho thấy rằng việc viết ngày càng có nghĩa là một thông điệp e-mail, thay vì một thông điệp trên giấy.
Khi nói đến các cuộc đàm phán kinh doanh với các đối tác, về bất kỳ thông điệp nào liên quan đến những khoảnh khắc kinh doanh, e-mail là lựa chọn tốt nhất để chuyển thông tin. Tuy nhiên, việc viết thư mời, cảm ơn hay thư chúc mừng được thực hiện trên giấy.
Việc sử dụng giấy chất lượng được coi là thông lệ tốt và tốt nhất là tiêu đề thư có logo của tổ chức. Tốt hơn là chuyển những bức thư quan trọng hoặc lời mời đến các sự kiện đặc biệt bằng chuyển phát nhanh hoặc thư bảo đảm. Thông điệp trên giấy đẹp chất lượng cao trông chắc chắn và nâng tầm đánh giá của công ty.
Trong thư từ kinh doanh, tính đúng đắn, hiểu biết và chính xác của thông điệp là quan trọng. Không cho phép cảm xúc quá mức, quen thuộc, nhận xét xúc phạm, cũng như độ dài và sự mơ hồ của bài thuyết trình.
Điều quan trọng là phải cấu trúc văn bản, đặt dấu trọng âm và dấu chấm câu một cách chính xác để người nhận hiểu rất rõ về nội dung chính xác của bức thư.
Đối với phong cách giao tiếp, tốt hơn là nên tránh những cụm từ hoa mỹ, những câu phức tạp nhiều cấp độ và những từ không cần thiết. Sự phong phú của những câu sáo rỗng chuyên nghiệp trong thư từ kinh doanh là điều có thể chấp nhận được.
Để rõ ràng, bạn có thể thêm biểu đồ, sơ đồ hoặc bảng vào văn bản.
Không thể chấp nhận việc sử dụng biểu tượng cảm xúc và hình ảnh trong thư từ kinh doanh. Đảm bảo kiểm tra văn bản để tìm lỗi và lỗi chính tả trước khi gửi.
Quy tắc thiết kế thư kinh doanh
Một bức thư kinh doanh được viết tốt phải có cấu trúc rõ ràng. Không có tiêu chuẩn duy nhất, nhưng có các quy tắc thiết kế chung.
Thư kinh doanh bao gồm tiêu đề, lời chào, nội dung (cơ sở), lời tạm biệt, chữ ký và thông tin chi tiết về tổ chức gửi.
Phần "tiêu đề" của thư thường có tên của tổ chức, logo, địa chỉ và các địa chỉ liên lạc để liên lạc (điện thoại, e-mail, fax).
Ngoài ra, loại hoạt động của công ty và tên của những người quản lý có thể được viết trong tiêu đề.
Nắp thường được in ở trung tâm của tờ giấy, đôi khi nó được phép nằm ở góc trên.
Một công ty có uy tín nên có tiêu đề thư riêng. Ngoài ra, e-mail nên có biểu mẫu, điều này mang lại sự vững chắc cho tổ chức.
Trong phần chào mừng, bạn có thể viết "Chào buổi chiều" hoặc "Xin chào" nếu tin nhắn không có tính cách cá nhân nghiêm ngặt. Trong một lá thư kinh doanh rõ ràng, thông báo hoặc tài liệu kinh doanh khác, sẽ thích hợp hơn nếu đề cập ngay đến người nhận địa chỉ bằng tên và chữ viết tắt.
Điều quan trọng nhất trong thư từ kinh doanh là nội dung chính của bức thư - cơ sở.
Phần này có tải thông tin cao nhất, nó là trong đó mục đích của kháng cáo được tiết lộ.
Có thể có một số lý do để liên hệ, tương ứng, việc trình bày mỗi khía cạnh nên bắt đầu bằng một đoạn văn riêng biệt. Cấu trúc phần chính của bức thư là cần thiết để phân biệt các chủ đề và hiểu rõ hơn thông tin.
Ví dụ về cách lập trình bao gồm các cụm từ sau: "chúng tôi hỏi bạn", "thông báo", "đề nghị xem xét" và những cụm từ khác.
Cần nhớ rằng cũng có một cấu trúc bên trong các khía cạnh.
Người gửi thư công việc cần phải giải thích mức độ liên quan của yêu cầu, tiết lộ nội dung chính của nó và mô tả kết quả mong đợi trong trường hợp câu trả lời khẳng định.
Công thức lời nói trực tiếp hiếm khi được sử dụng trong thư thương mại. Mục đích chính của cụm từ cuối cùng là để bày tỏ sự tôn trọng đối với người nhận và biểu thị sự lịch sự thông thường. Ví dụ về các cụm từ kết thúc: "lời chúc tốt đẹp nhất", "lời chào trân trọng", "cảm ơn trước vì câu trả lời của bạn" và những cụm từ khác.
Chữ ký cá nhân phải có ở cuối bức thư. Họ, tên viết tắt và chức vụ của người gửi thường được chỉ định, cũng như số điện thoại liên hệ.
Các công ty lớn sử dụng chữ ký điện tử. Đây là một tệp đặc biệt với chữ ký văn bản được tự động dán vào cuối mỗi chữ cái. Chữ ký điện tử không được vượt quá năm đến sáu dòng và vượt quá bảy mươi ký tự.
Cấu trúc thiết kế này cũng áp dụng cho các thư quảng cáo, thư xin việc và thư cảm ơn, cũng như các thông báo, tuyên bố, yêu cầu và cảnh báo.
Khi gửi một lượng lớn thông tin, một đoạn hỗ trợ ngắn được viết trong phần nội dung của bức thư và gói chính được tạo thành một tệp đính kèm riêng biệt. Nếu tệp đính kèm "nặng" nhiều, bạn nên cảnh báo người nhận về điều này trong thư xin việc ở phần tái bút.
Trả lời một lá thư kinh doanh
Theo các quy tắc của nghi thức kinh doanh, việc trả lời một lá thư không được trì hoãn quá hai đến ba ngày. Nếu cần một thời gian dài hơn để phản hồi do một số lý do khách quan, hãy thông báo cho người gửi biết, đây được coi là hình thức tốt và tạo thêm uy tín cho công ty.
Hãy nhớ điều chính - bạn cần trả lời tất cả các email công việc, ngoại trừ thư rác rõ ràng.
Khi trả lời thư công việc, các công thức giọng nói chuẩn thường được sử dụng:
- "Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn …";
- "Cảm ơn bạn vì …";
- "Kính mời quý khách …";
- "Chúng tôi nhắc bạn …";
- "Theo yêu cầu của bạn, chúng tôi thông báo …" và những người khác.
Để thuận tiện, bạn có thể tạo một tệp riêng với các mẫu giọng nói tương tự. Chuyển sang các khoảng trống, bạn sẽ tạo điều kiện thuận lợi và tăng tốc độ viết thư công việc rất nhiều.
Nếu bức thư quan trọng và bạn cần biết chắc chắn rằng bức thư đã được gửi đến người nhận, hãy đặt hàng chuyển phát nhanh bằng chuyển phát nhanh hoặc phát hành một bức thư đã đăng ký (Bưu điện Nga). Email có tính năng "Thông báo đã nhận" tự động gửi cho bạn xác nhận rằng tin nhắn của bạn đã được xem.
Nếu không có câu trả lời cho bức thư, theo nghi thức, bạn có thể gọi thêm để làm rõ tình hình với thư từ.
Các loại thư từ kinh doanh
Ban đầu, có hai loại thư từ kinh doanh: nội bộ và bên ngoài. Thư tín bên ngoài là thư từ được gửi đến người nhận bên thứ ba, trong khi thư từ nội bộ được sử dụng trong ranh giới của một công ty.
Thư kinh doanh, theo mục đích dự định của chúng, được chia thành: ứng dụng, bản tin, quảng cáo, yêu cầu, khuyến nghị, đề xuất, nhắc nhở, yêu cầu, lời mời và những thứ khác.
Thư - thư chứa thông tin mà người nhận cần để thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào trong khuôn khổ của một mục đích chung. Thông tin đó có liên quan và quan trọng đối với cả người nhận và người gửi.
Ứng dụng - một loại thư từ kinh doanh liên quan đến việc gửi một yêu cầu nhằm mục đích lấy thông tin hoặc dịch vụ. Ví dụ: đơn đăng ký tham gia một sự kiện.
Yêu cầu - một yêu cầu bằng văn bản để có được thông tin quan tâm. Yêu cầu có thể chính thức và ràng buộc.
Thư mời chào thường đề nghị hợp tác hoặc các dịch vụ cụ thể và các đề xuất thương mại. Thông thường, những bức thư như vậy được gửi đến nhiều địa chỉ cùng một lúc; có thể sử dụng gửi thư hàng loạt.
Lời mời - một lá thư mời cá nhân đến một cuộc họp hoặc một sự kiện dạ tiệc. Trong việc thiết kế các thư từ như vậy, việc sử dụng các mẫu bưu thiếp hoặc biểu mẫu ngày lễ đặc biệt được cho phép. Điều chính là phải viết rõ ràng tên của sự kiện, địa chỉ, thời gian và địa điểm của cuộc họp.
Thư nhắc nhở là một thông điệp về việc hoàn thành bất kỳ nghĩa vụ nào: trả nợ, cung cấp báo cáo, nhắc nhở về một cuộc họp, và các nghĩa vụ khác.
Nếu một trong các bên không thực hiện các điều kiện hợp đồng hoặc vi phạm thỏa thuận, bên bị thiệt hại có thể gửi yêu cầu bồi thường. Một đặc điểm khác biệt của bức thư - yêu cầu bồi thường - là sự hiện diện của mô tả chi tiết về các điều kiện bị vi phạm, thông tin về đánh giá thiệt hại, yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc loại bỏ vi phạm đã xác định. Thường thì thư từ này được bổ sung bằng các bản sao của tài liệu, hình ảnh và giấy chứng nhận chấp nhận.
Trong thư giới thiệu, bên thứ ba hoặc công ty được đánh giá và cung cấp các đặc điểm của họ. Những thông báo như vậy thường phổ biến nhất khi ứng tuyển vào một vị trí mới.
Các tính năng của email doanh nghiệp
Ngày nay, một tỷ lệ lớn thư thương mại được gửi bằng thư điện tử, do đó, các quy tắc về nghi thức kinh doanh cũng hình thành các yêu cầu để thực hiện giao tiếp kinh doanh điện tử.
Đọc kỹ địa chỉ của người gửi. Bạn sẽ được cảnh báo bằng các tin nhắn có địa chỉ hộp thư tương tự: "cupercat" hoặc "mini - bikini". Ngoài thư rác thông thường, thư từ các địa chỉ như vậy có thể chứa vi rút.
Luôn giữ cho dòng tiêu đề của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
Phép xã giao cho phép trích dẫn thông điệp gốc để người nhận có thể hiểu ngay điều gì đang bị đe dọa.
Được phép đính kèm các tài liệu bổ sung trong tập tin đính kèm.
Biết và áp dụng các quy tắc về nghi thức xã giao trong lĩnh vực giao tiếp kinh doanh giúp người gửi tạo được uy tín tốt và thu hút được các đối tác mới.
