Đôi khi những người sử dụng thư từ để giao tiếp kinh doanh tự hỏi liệu có thể ảnh hưởng đến quyết định của người nhận thư theo bất kỳ cách nào hay không. Một số người nghĩ rằng điều này là không thể; những người khác trả lời câu hỏi trong câu khẳng định. Ai đúng? Thư tín kinh doanh là một công việc rất tế nhị. Sau khi điền vào lá thư, bạn phải thể hiện sự tôn trọng với người nhận, chính xác và không phô trương! Bạn có thể gây ảnh hưởng đến một người thông qua giấy tờ, nhưng để làm được điều này, bạn cần phải tuân theo một số quy tắc.
Thiết lập liên hệ tâm lý
Tiếp xúc tâm lý trong thư từ kinh doanh là rất quan trọng, bởi vì nếu thiếu nó, sự hợp tác gần như là không thể. Đảm bảo gọi người nhận địa chỉ bằng từ "Kính gửi". Không bao giờ viết tắt các từ trong tiêu đề. Có nghĩa là, nếu bạn không biết rõ về người đó, bạn có thể áp dụng như sau "Kính gửi ông Petrov", chứ không phải "Uv. Ông Petrov”.
Nếu trước đây bạn đã gặp một người và nói về một số chủ đề liên quan đến công việc của bạn, hãy nhớ sử dụng thông tin này trong phần giới thiệu. Nếu bạn không quen thuộc với người nhận, hãy hỏi về công ty của anh ta.
Một ví dụ về phần giới thiệu.
1. Petr Petrovich thân mến! Tại một cuộc họp kinh doanh diễn ra ở nhà hàng Angara vào ngày 12 tháng 10 năm nay, chúng tôi đã thảo luận về chủ đề đầu tư kinh doanh nhỏ.
2. Ông Petrov thân mến! Chúng tôi được biết rằng công ty của bạn là công ty đi đầu trong vùng Irkutsk về sản xuất máy cưa vòng. Công ty chúng tôi hoạt động trong lĩnh vực sản xuất máy cưa. Chúng tôi muốn hợp tác với bạn trong tương lai.
Nếu bạn nhận thấy rằng người đứng đầu tổ chức rất quan tâm đến danh tiếng của mình và đang tìm kiếm đối tác, bạn có thể hỏi ý kiến của anh ta. Một người như vậy sẽ vui vẻ đồng ý giúp đỡ, bởi vì bạn có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của công ty. Rất thuận lợi khi hợp tác với một tổ chức như vậy, bởi vì người quản lý sẽ cố gắng hoàn thành tất cả các điều khoản của hợp đồng, để không nhận được những đánh giá tiêu cực.
Tìm kiếm các lập luận và sự kiện
Để thuyết phục khách hàng rằng bạn đúng, bạn phải tìm ra các lý lẽ. Chúng trung bình, mạnh và mạnh nhất. Các nhà tâm lý học khuyên bạn nên tuân thủ trình tự sau đây khi viết một lá thư: mạnh - trung bình - mạnh nhất.
Những cái mạnh bao gồm các đối số sau:
- Bài thuyết trình sẽ giới thiệu những phát triển mới nhất về thiết bị sản xuất máy cưa vòng.
- Giá của thiết bị được cung cấp sẽ thấp hơn 30% so với giá thị trường.
Các dữ kiện trung bình bao gồm:
- Những người tham gia buổi thuyết trình sẽ có cơ hội xem các thiết bị mới đang hoạt động, cũng như được tư vấn về hoạt động của các thiết bị.
- Bảo hành cho các thiết bị được cung cấp sẽ được tăng thêm 2 năm.
Những cái mạnh bao gồm các đối số sau:
- Cuối buổi giới thiệu sẽ diễn ra một chương trình khuyến mãi, những người tham gia sẽ được nhận ngay chiếc thứ hai hoàn toàn miễn phí khi mua thiết bị.
Tìm vấn đề của người nhận
Trước khi đề xuất điều gì đó, hãy cố gắng tìm ra lý do có thể khiến người đọc sử dụng dịch vụ của bạn hoặc mua sản phẩm từ bạn. Ví dụ, bạn cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa. Nghiên cứu kỹ công việc của người nhận, xác định sự không hài lòng của anh ta. Để làm điều này, bạn có thể gửi một "gián điệp". Bạn cũng có thể tìm hiểu công ty mà anh ta sử dụng. Sau đó, tìm ra những khía cạnh tiêu cực của tổ chức thực hiện việc vận tải đường bộ. Cố gắng xác định vấn đề có thể phát sinh khi làm việc với bên thứ ba.
Nếu bạn cung cấp thiết bị tốt hơn thiết bị mà người nhận sử dụng, hãy nhớ viết về nó trong thư, đề cập đến thực tế là với thiết bị của bạn, khối lượng sản xuất sẽ tăng lên đáng kể.
Hình thành suy nghĩ
Cố gắng hình thành suy nghĩ của bạn một cách chính xác. Ví dụ, các nhà tâm lý học khuyên không nên sử dụng tiểu từ "not" và "nor" trong thư từ kinh doanh.
Thí dụ.
Cụm từ không chính xác: vào ngày 12 tháng 10, sẽ không làm hại bạn khi đến thăm triển lãm của chúng tôi.
Cụm từ đúng: vào ngày 12 tháng 10, chúng tôi rất vui được gặp bạn tại triển lãm của chúng tôi.
Thiết kế chữ cái
Thái độ của người nhận địa chỉ đối với công ty của bạn phụ thuộc vào thiết kế của thư gửi đi. Thư từ kinh doanh liên quan đến việc sử dụng giấy tiêu đề của công ty. Bạn không nên thử nghiệm với phông chữ và kích thước, tốt hơn nên chọn các tiêu chuẩn, đó là phông chữ Times New Roman và kích thước 12. Dù chỉ là những chuyện vặt vãnh, nhưng xét về mặt tâm lý, nó có ảnh hưởng rất lớn đến một người!
