Trò chuyện qua điện thoại từ lâu đã trở thành một phần của cuộc sống kinh doanh. Với sự giúp đỡ của họ, các quyết định được truyền đạt, các nhiệm vụ được nhận và báo cáo, các cuộc hẹn và việc hủy bỏ được thực hiện. Việc thiếu hiểu biết về các quy tắc nghi thức của các cuộc nói chuyện qua điện thoại có thể dẫn đến việc phá vỡ nhiều thỏa thuận và khiến đối tác và khách hàng không tin tưởng.
Hướng dẫn
Bước 1
Làm việc trên giọng nói của bạn. Nếu có thể, hãy ghi âm cuộc trò chuyện với một trong những đối tác kinh doanh trên một chiếc loa đọc chính tả và lắng nghe. Đánh giá âm sắc của giọng nói, tốc độ nói, ngữ điệu và năng lượng. Để giọng nói nghe dễ chịu hơn, cần thở đều, tư thế tự do. Hãy mỉm cười khi nói chuyện - mẹo này sẽ giúp giọng nói của bạn ấm hơn và dễ chịu hơn. Cố gắng loại bỏ các từ ký sinh nếu bạn sử dụng chúng.
Bước 2
Chuẩn bị cho tất cả các cuộc gọi đi. Hình thành mục tiêu của cuộc trò chuyện, các cụm từ chính mà bạn sẽ sử dụng. Chuẩn bị sẵn sổ tay và bút để ghi chép khi bạn nói chuyện. Khi họ trả lời bạn, đừng quên chào hỏi, giới thiệu bản thân và nêu tên công ty mà bạn đại diện. Tạm dừng ngắn để người kia có thể trả lời bạn và ghi nhớ hoặc viết ra tên của bạn. Hỏi xem người đăng ký của bạn có thể trả lời câu hỏi của bạn không. Nếu câu trả lời là có, vui lòng nêu mục đích cuộc gọi của bạn.
Bước 3
Khi trả lời cuộc gọi đến, không bắt người đối thoại phải chờ quá 3-4 lần đổ chuông. Hãy chắc chắn để chào hỏi và giới thiệu bản thân. Khi nói chuyện điện thoại, hãy để tâm trí của bạn ra khỏi tất cả các hoạt động và cuộc trò chuyện khác. Nếu bạn cần thời gian để trả lời câu hỏi của người kia, hãy ghi lại các số liên lạc và đề nghị gọi lại cho anh ấy khi bạn đã sẵn sàng. Nếu bạn cần chuyển hướng cuộc gọi, hãy nói rõ bản chất của câu hỏi với đồng nghiệp của bạn để người gọi không phải lặp lại. Vào cuối cuộc trò chuyện, hãy cảm ơn người kia đã liên hệ với bạn.
Bước 4
Các quy tắc của nghi thức điện thoại nói rằng người đăng ký gọi là người đầu tiên gác máy và bắt đầu nói lời tạm biệt. Anh ấy cũng gọi lại trong trường hợp liên lạc bị gián đoạn. Khi lập kế hoạch nói chuyện điện thoại, hãy xem xét thời gian: giờ đầu và giờ cuối ngày làm việc, khi thuê bao có thể có việc gấp, được coi là không thành công, cũng như giờ nghỉ trưa.
