Khi ký kết hợp đồng, điều rất quan trọng là phải đảm bảo công ty của bạn càng nhiều càng tốt trước mọi rủi ro có thể xảy ra. Đối với điều này, đối tác được kiểm tra trên các trang web chuyên biệt về sự hiện diện của các khoản nợ thuế, tham gia vào các tòa án trọng tài, sự hiện diện của các khiếu nại từ các đối tác, người mua hoặc khách hàng của họ. Hãy chắc chắn để yêu cầu gói tài liệu sau đây.
Tài liệu được yêu cầu
Bất kỳ công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần nào cũng có Điều lệ, không phải là bí mật kinh doanh và sẽ cho phép bạn tìm hiểu mục tiêu và loại hình hoạt động, quy mô vốn được phép, tên của những người sáng lập và các thông tin hữu ích khác. Để bảo vệ hoàn toàn bản thân khỏi những rủi ro trong khuôn khổ một mối quan hệ lâu dài, tốt hơn hết bạn nên yêu cầu các bản sao của các tài liệu được yêu cầu có con dấu và chữ ký của người quản lý. Trang cuối cùng phải được đóng dấu của cơ quan thuế.
Bản sao của OGRN (giấy chứng nhận đăng ký tiểu bang) và TIN (đăng ký thuế) cũng được yêu cầu. Nếu một đối tác tiềm năng quan tâm đến sự hợp tác nghiêm túc, anh ta cũng sẽ cung cấp một bản trích dẫn mới từ Sổ đăng ký pháp nhân hợp nhất của Nhà nước, bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. Văn bản như vậy có thể được ký cả bằng chữ ký viết tay của một quan chức có thẩm quyền kết hợp với con dấu của bộ và với chữ ký điện tử nâng cao - theo Luật số 63-FZ, chúng tương đương nhau.
Nếu công ty không quen thuộc, bạn nên hỏi thông tin về số lượng nhân viên trung bình, bản sao giấy phép các loại hình hoạt động, giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ thiết bị, hộ chiếu phương tiện.
Các tài liệu yêu cầu trong quá trình kiểm toán của cơ quan thuế
Để bảo vệ hoàn toàn bản thân trong quá trình kiểm tra thuế, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả các bên đối tác đều “trong sạch”. Trước khi ký kết thỏa thuận, cũng như mỗi quý một lần, bạn nên yêu cầu một bản sao có chứng thực của tờ khai thuế GTGT có dấu để giao cho cơ quan thuế, thông tin về tình trạng thanh toán các loại thuế và phí. Điều quan trọng ban đầu là phải làm rõ, và tốt hơn là bạn nên có một công văn chính thức về hệ thống thuế được áp dụng.
Việc biết đối tác có nộp thuế giá trị gia tăng hay không là điều cần biết không chỉ để chắc chắn về tính trung thực của mình trước pháp luật. Nếu doanh nghiệp vận tải, nhà cung cấp hoặc nhà thầu không nộp thuế GTGT đúng hạn thì khoản tiền đó có thể bị thu từ người tiêu dùng dịch vụ hoặc người mua, và rất khó để tranh luận với cơ quan thuế trong trường hợp này.
Điều gì cần tìm khi ký kết hợp đồng
Để tránh việc nhà cung cấp, nhà thầu hoặc công ty vận tải có thể rút khỏi các điều khoản của hợp đồng trong một cuộc tranh chấp, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả các chữ ký đã được cung cấp bởi những người có thẩm quyền. Thông thường, hợp đồng, thông số kỹ thuật, ứng dụng, giấy ủy quyền, UPD, hóa đơn, hành vi công việc được thực hiện và các tài liệu khác được ký bởi người quản lý hoặc kế toán. Nếu phải ra tòa, ban quản lý chỉ cần nhún vai và tự nhận mọi trách nhiệm đối với hoạt động của nhân viên, ngay cả khi họ vẫn đang làm việc trong tổ chức vào thời điểm đó.
Kiểm soát cẩn thận chữ ký trong tài liệu sẽ giúp tránh tình trạng này. Trước đó, cần yêu cầu bản sao có chứng thực các quyết định (biên bản) bổ nhiệm cán bộ quản lý, lệnh bổ nhiệm, tuyển dụng kế toán trưởng. Nếu người lãnh đạo có quyền ký thay cho anh ta thì thứ tự tương ứng. Nếu cần, xin giấy ủy quyền cho những người được ủy quyền thay mặt doanh nghiệp ký các văn bản được yêu cầu.
