Thư dịch vụ tại các doanh nghiệp chiếm 80% tổng quy trình công việc của thư từ đến và đi và có rất nhiều loại. Một trong những loại thư dịch vụ là thư thông tin, trong đó một tổ chức thông báo cho tổ chức khác về các loại sản phẩm, dịch vụ được cung cấp và các thông tin khác cần được trình bày bằng văn bản.
Cần thiết
- - tài liệu công ty;
- - con dấu của tổ chức;
- - thông tin chi tiết của người nhận;
- - tài liệu đính kèm;
- - Luật pháp của Nga;
- - một cây bút mực;
- - Giấy A4.
Hướng dẫn
Bước 1
Ở góc trên bên trái, tài liệu phải có dấu của công ty tạo nên thư thông tin. Trường hợp tổ chức chưa có thì ghi đầy đủ tên công ty theo các tài liệu cấu thành, các tài liệu khác (khi đơn vị lập là doanh nghiệp nhà nước, thành phố trực thuộc trung ương) hoặc họ, tên, chữ viết tắt của cá nhân phù hợp với quy định một tài liệu nhận dạng, nếu hình thức pháp lý của công ty - doanh nhân cá nhân. Ghi đầy đủ địa chỉ, địa điểm của tổ chức (mã bưu chính, khu vực, thành phố, thị xã, tên đường, số nhà, tòa nhà, trụ sở) hoặc địa chỉ nơi cư trú của cá nhân (nếu VPĐKĐĐ) công ty biên dịch là một doanh nhân cá nhân). Cho biết số điện thoại liên hệ, số fax (nếu có).
Bước 2
Ở góc trên bên phải, hãy điền thông tin chi tiết của người nhận địa chỉ. Ghi tên chức vụ do người đứng đầu công ty đảm nhiệm, họ của người đó, tên viết tắt bằng chữ viết tắt, ghi rõ địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp, tổ chức, nơi cư trú của cá nhân (nếu OPF của tổ chức là doanh nhân cá nhân).
Bước 3
Trong nội dung của bản tin, hãy viết bản chất của thông điệp về bất kỳ sự kiện nào, sự xuất hiện của các loại sản phẩm, dịch vụ được cung cấp hoặc thông tin khác mà bạn muốn thu hút sự chú ý của người nhận. Cho biết ngày diễn ra sự kiện, danh sách hàng hóa, dịch vụ và các dữ liệu khác có liên quan đến thông điệp trong thư dịch vụ. Nếu bạn cần thông báo cho người nhận địa chỉ về sự kiện sẽ được tổ chức tại công ty này, hoặc, ví dụ, việc bán cổ phần, phần của một trong những người tham gia của công ty, hãy liên kết đến tài liệu hành chính của tổ chức hoặc dự thảo luật. Thông thường, phần đầu tiên của bức thư bao gồm các lý do thu thập tài liệu, phần thứ hai - là các kết luận, đề xuất. Trường hợp kèm theo thư thông tin danh mục hàng hóa, dịch vụ hoặc văn bản hành chính của doanh nghiệp thì ghi rõ tên của các tài liệu đó.
Bước 4
Cho biết chức danh của người viết thư phục vụ, họ, tên viết tắt của người đó. Chứng thực tài liệu có đóng dấu của tổ chức. Nhân viên có quyền ký vào bức thư thông tin thay mặt cho người mà nó đã được viết. Đây có thể là giám đốc của một công ty, hoặc người đứng đầu của một đơn vị cơ cấu nhất định.
