Thư dịch vụ là một cách phổ biến để thông báo cho các bên thứ ba thông qua thư. Nó được sử dụng khi cần có văn bản xác nhận việc chuyển giao thông tin quan trọng cho đối tác hoặc khi không thể sử dụng các loại hình thông tin liên lạc khác. Tài liệu này có nhiều loại, nhưng có những quy tắc chung phải được tính đến khi chuẩn bị một bức thư như vậy.
Cần thiết
Giấy tiêu đề thư
Hướng dẫn
Bước 1
Để bắt đầu, hãy lấy tiêu đề thư của tổ chức bạn được thiết kế đặc biệt cho những chữ cái này. Sự khác biệt chính của nó so với tiêu đề thư tiêu chuẩn là sự hiện diện của các chi tiết bưu chính cùng với các chi tiết ngân hàng. Nếu đây không phải là trường hợp trong doanh nghiệp của bạn, hãy chuẩn bị phiên bản của riêng bạn. Đặt biểu trưng ở đây và cho biết tên của tổ chức, chi tiết ngân hàng, địa chỉ bưu điện, điện thoại, fax và e-mail để liên lạc.
Bước 2
Ở góc trên bên phải ghi rõ người nhận thư (tên công ty, địa chỉ bưu điện, chức vụ, họ tên người đứng đầu). Nếu bức thư được gửi đến một số tổ chức, địa chỉ của họ được đặt lần lượt, nhưng không quá bốn liên tiếp và không nêu rõ lãnh đạo. Bây giờ hãy chuyển trực tiếp đến nội dung của bức thư, vì tài liệu này không viết tên của nó (không giống như các hành vi, bản ghi nhớ, v.v.). Thay vào đó, bạn có thể chỉ ra ngắn gọn chủ đề của bức thư, nội dung đơn khiếu nại của bạn - "về việc thanh toán chậm", "về việc thay đổi các điều khoản", v.v.
Bước 3
Nội dung của bức thư phải theo phong cách kinh doanh. Nêu nội dung chính xác và ngắn gọn nhất có thể để tránh nhầm lẫn khi truyền đạt thông tin quan trọng. Một lá thư nên giải quyết một vấn đề. Đừng cố gắng giải quyết tất cả các vấn đề giữa bạn và đối tác của bạn trong một lá thư. Mỗi bên nên được xem xét riêng biệt, vì có thể có những người thực hiện khác nhau và, ngoài ra, điều này có thể quan trọng trong trường hợp có tranh chấp đòi hỏi phải có quyết định tại tòa án. Theo đó, tốt nhất là không nên hiển thị khối lượng của bức thư vượt quá một trang.
Bước 4
Cuối cùng, liệt kê bất kỳ tài liệu bổ sung nào trong phần Phụ lục. Để lại một chỗ cho chữ ký của người quản lý và giải mã chữ ký của người đó trong ngoặc (họ, tên viết tắt). Nhớ ghi rõ họ tên người biểu diễn và số điện thoại văn phòng để tiện liên lạc. Ký vào tài liệu gốc với người giám sát của bạn và đăng ký bức thư với thư ký tổ chức của bạn như một tài liệu gửi đi.
