Đối với một nhân viên mới vào nghề, việc thiết kế thư từ đến có thể là một bài kiểm tra sức mạnh. Tuy nhiên, ngay sau khi quy trình được chia nhỏ thành các bước đơn giản và dễ hiểu, nó sẽ trở thành một phần không thể thấy rõ trong ngày làm việc.
Hướng dẫn
Bước 1
Tất cả các tài liệu mà tổ chức nhận được phải được đăng ký ngay trong ngày, bất kể chúng đến bằng cách nào (qua e-mail, chuyển phát nhanh, fax, v.v.). Thư điện tử phải được in, tin nhắn điện thoại phải được ghi lại.
Bước 2
Cột số 1 của nhật ký ghi ngày nhận từng tài liệu. Cột # 2 - số đăng ký của nó. Số được chỉ định theo thứ tự nhận, với mỗi năm dương lịch bắt đầu bằng một. Sau đó, mỗi tài liệu được giao sẽ được kiểm tra: xem nó có được giao đúng cách không, gói hàng còn nguyên vẹn hay không. Nếu nó không được đánh dấu "trực tiếp", phong bì hoặc túi được mở ra và kiểm tra nội dung bên trong. Nếu có hàng tồn kho, họ kiểm tra nó. Nếu một số tài liệu cụ thể bị thiếu, bạn cần phải soạn thảo một hành động thích hợp và ghi chú vào nhật ký thư đến trong phần "Ghi chú". Số lượng trang tính có tệp đính kèm được chỉ ra trong cột số 3.
Bước 3
Loại thư từ được điền vào cột số 4. Đây có thể là một yêu cầu, một biên bản đối chiếu, một bức thư, một chứng chỉ, một bức điện, một thông báo,… Hai cột tiếp theo cho biết người gửi và số đi của bức thư.
Bước 4
Bản tóm tắt về lô hàng phải được ghi trong cột số 7. Ví dụ, “Về việc cung cấp giấy chứng nhận về khoản nợ của AA Ivanov. ngân hàng "hoặc" Đơn đề nghị tính lại lương của VV Sidorova ".
Bước 5
Sau đó văn thư được phát cho người có địa chỉ, sau khi nhận được văn bản giải quyết được ghi vào cột số 8, ghi rõ trong hai người thi hành tiếp theo và thời hạn thi hành văn bản. Ghi chú chỉ ra rằng tài liệu đã được thực hiện và nơi nó được lưu trữ.
