Sự hiện diện của con dấu trên một tài liệu cho thấy tầm quan trọng, tính xác thực và tình trạng chính thức của nó. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp, không ít lần nảy sinh những thắc mắc liên quan đến việc nên đặt con dấu ở đâu và loại nào.
Trước hết, các quy tắc để đóng dấu phụ thuộc vào loại và phụ kiện của nó. Như vậy, con dấu chính thức với hình ảnh đại bàng hai đầu được đưa vào văn bản của các cơ quan nhà nước. Các tổ chức thương mại và doanh nhân cá nhân xác nhận các tài liệu có con dấu tròn tiêu chuẩn chứa tên (họ, tên và chữ viết tắt), dữ liệu đăng ký và nếu muốn, logo công ty, văn bản, giao kết hợp đồng, thực hiện lệnh thanh toán và séc, thư, giấy ủy quyền,… bạn có thể làm thêm: cho các yêu cầu, tài liệu tài chính, bộ phận nhân sự. Đồng thời, mục đích của chúng cần được thể hiện trên con dấu. Con dấu chính xác nhận chữ ký của những người đầu tiên - giám đốc và cấp phó của họ, và những người bổ sung - nhân viên của các dịch vụ liên quan (bộ phận kế toán, nhân sự, v.v.). Dấu ấn phải được đóng sao cho thể hiện được một phần chức danh của người ký văn bản, rõ ràng chi tiết chữ ký và con dấu. Hệ thống tài liệu hỗ trợ quản lý của nhà nước (GSDOU), được phê duyệt theo lệnh của Liên Xô Glavarchive vào ngày 23 tháng 5 năm 1988, cung cấp danh sách các tài liệu mà trên đó con dấu chính hoặc chính thức được đóng. Không có phiên bản mới hơn, nhưng khi áp dụng cho thời điểm hiện tại, nó trông giống như sau: - hành vi; - giấy ủy quyền; - hợp đồng; - kết luận, đánh giá; - đơn (đối với thư tín dụng; về việc từ chối chấp nhận, yêu cầu bồi thường, v.v.); - giấy chứng nhận du lịch; - mẫu ấn tượng về con dấu và chữ ký; - thư từ; - lệnh thanh toán, yêu cầu, séc, để chuyển tiền, v.v …; - quy định về tổ chức; - sổ đăng ký; - ước tính chi phí; - thỏa thuận; - chứng chỉ (lưu trữ, giới hạn, về việc thanh toán số tiền bảo hiểm, vv); - quy cách; - danh sách chức danh; - chứng chỉ; - điều lệ của tổ chức; - bảng biên chế. Để loại trừ những hiểu lầm có thể xảy ra khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp nên tự xác định danh mục tài liệu cũng như danh sách người và mẫu chữ ký yêu cầu đóng dấu xác nhận. Ngoài ra, có những hình thức tài liệu thống nhất với điều kiện cần thiết là "M. P." - nơi in. Trong những trường hợp như vậy, thường không có câu hỏi về việc đặt con dấu ở đâu, nhưng một quy tắc chung phải được tuân thủ: chữ in phải rõ ràng và dễ đọc.
